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Kontrollabteilung zu Prüfzwecken zur Verfügung gestellten Vertragsexemplar auch
die Gegenzeichnung der Fa. KufGem-EDV GmbH und damit die Unterschrift des Vertragspartners bzw. Auftragnehmers. Eine Nachfrage der Kontrollabteilung in dieser
Angelegenheit ergab, dass im nunmehr zuständigen Amt für Informationstechnologie
und Kommunikationstechnik auch kein von beiden Partnern unterzeichneter Vertrag
evident ist. Der Kontrollabteilung erschien es als sehr wesentlich, dass nur Vertragsexemplare, die von beiden Vertragspartnern unterschrieben wurden, in die Urkundensammlung aufgenommen werden und empfahl, diesem Aspekt künftig besondere
Beachtung zu schenken. Aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit sollten zudem alle Geschäftsstücke mit einer dem jeweiligen Akt zuordenbaren Geschäftszahl versehen werden. Als Reaktion im damaligen Anhörungsverfahren wies
der Vorstand des Amtes für Informationstechnologie und Kommunikationstechnik darauf hin, dass auch dieser Empfehlung schon seit der Schaffung des neuen Amtes
ausnahmslos entsprochen worden wäre. Zudem werde durch den Einsatz von ActaNova im Amt für Informationstechnologie und Kommunikationstechnik jedem Geschäftsfall eine Geschäftszahl zugeordnet.
Im aktuellen Anhörungsverfahren zur Follow up – Einschau 2012 betonte der Leiter
der zuständigen Dienststelle neuerlich, dass alle Verträge ausnahmslos in das Dokumenten-Management-System übernommen und mit einer Geschäftszahl versehen
werden. Vom Stadtsenat beschlossene Verträge wären von beiden Vertragspartnern
unterfertigt und im Tresor der Dienststelle abgelegt worden.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Die Kontrollabteilung verifizierte auf Basis dieser vertraglichen Bestimmungen die
Betreuungs- und Wartungsgebühren der Fa. KufGem-EDV GmbH für die Jahre 2009
bis 2011. In erster Linie wurde in diesem Zusammenhang festgestellt, dass in den
Jahren 2009 und 2010 betragsmäßig gleich hohe Halbjahresraten mit einem Betrag
von jeweils € 11.650,20 netto in Rechnung gestellt worden sind, während im Jahr
2011 zwei Halbjahresraten in der Höhe von je € 11.999,58 netto bezahlt werden
mussten. Ausschlaggebend dafür war, dass die Fa. KufGem-EDV GmbH bei gleichbleibender Anzahl der Wartungseinheiten den Tarif je Einheit von € 31,67 in den Jahren 2009 und 2010 auf € 32,62 im Jahr 20 11 erhöht hatte. Eine schriftliche Information des Auftragnehmers an die Stadtgemeinde Innsbruck über die Gründe der damaligen Tarifanpassung war nicht aktenkundig und gemäß erhaltener Auskunft auch
nicht mündlich von der Fa. KufGem-EDV GmbH avisiert worden. Die Kontrollabteilung verkannte nicht, dass die Fa. KufGem-EDV GmbH nach den Bestimmungen des
Software Betreuungs- und Wartungsvertrages vom 29.06.2005 berechtigt ist, die Betreuungs- und Wartungsentgelte „mit Beginn eines jeden Kalenderjahres den geänderten Lohn- und sonstigen Kostenfaktoren anzupassen“. Nach Meinung der Kontrollabteilung sollte allerdings trotz der in diesem Punkt sehr allgemein gehaltenen
Regelung für die Zukunft versucht werden, die Tarifanpassungen vom Auftragnehmer
anhand offizieller Parameter (VPI, kollektivvertragliche Lohnerhöhungen u.a.m.)
messbar und auch transparent in schriftlicher Form nachweisen zu lassen. Diese
Empfehlung der Kontrollabteilung hat das Amt für Informationstechnologie und Kommunikationstechnik, Referat für IT – Anwendungen, unmittelbar aufgegriffen und noch
während der Prüfung Kontakt mit der Fa. KufGem-EDV GmbH mit dem Ersuchen
aufgenommen, allfällige Erhöhungen des Punktetarifs für Serviceverträge in Zukunft
frühzeitig und begründet bzw. nachvollziehbar bekannt zu geben.

Zl. KA-00379/2013

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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