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etwaige Leitungsverlegungen in einem Boilerraum der Heizanlage zuzurechnen waren. Die Gesamterrichtungskosten wurden nunmehr mit € 1.827.194,44 angegeben
was (in Verbindung mit den bereits über die Hauptmietzinsabrechnung verrechneten
Zahlungen) eine Mehrzahlung der Stadt in der Höhe von € 198.236,53 ergab. Dieser
Betrag ist Mitte Februar 2009 an die Stadt zurück überwiesen worden.
Aus Sicht der Kontrollabteilung wurde mit der nunmehrigen Abrechnung ein großer
Schritt in Richtung Kostentransparenz getan, jedoch wird gleichzeitig festgehalten,
dass es sich hierbei um ein bereits abgerechnetes Bauvorhaben handelt. Die Reduktion der Position „Leitung umlegen“, wie auch weitere nachträglich erfolgte Korrekturen (dieser Größenordnung) untermauern die im Bericht genannten Schwächen der
Schnittstelle Technik - Rechnungswesen. Interne Kontrollmechanismen (IKS) haben
nicht gegriffen bzw. waren nicht vorhanden.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde teilweise entsprochen.

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Im Zuge der Prüfung des Bauvorhabens „Turnhallenneubau Siebererschule“ verwies
die Kontrollabteilung auf einen Bericht des Jahres 2006, in welchem der IIG & Co KG
gegenüber bereits die Empfehlung ausgesprochen wurde, mehr Augenmerk auf die
Schnittstelle Technik - Buchhaltung zu legen, die Baukonten einer Nachkontrolle zu
unterziehen sowie zusätzliche Kontrollmechanismen zu installieren. Im Gemeinderat
wurde daraufhin der Beschluss gefasst seitens der Gesellschaft ein internes Kontrollsystem zu installieren. Ende 2007 wurden in einer Aufsichtsratssitzung der IIG & Co
KG durch den Geschäftsführer die diesbezüglich getroffenen Maßnahmen erläutert
und diese vom Aufsichtsrat zur Kenntnis genommen. Hinkünftig waren die Rechnungen durch einen zweiten Sachbearbeiter zu prüfen und die Baukonten quartalsweise
zwischen Technik und Rechnungswesen abzugleichen. Weiters erfolge die Installierung eines Facility-Management-Programms, welches eine Einsichtnahme der angewiesenen Rechnungen seitens der Technik ermögliche und somit die tatsächliche Bezahlung der in Rechnung gestellten Beträge für die Rechnungsprüfung kontrollierbar
mache.
In der Stellungnahme der IIG & Co KG wurde angeführt, dass mit der Neuinstallation
dieses EDV-Programms künftig Abstimmungen zwischen Rechnungswesen und Technik ermöglicht würden und die quartalsweisen Abgleichungen der Baukonten auch
weiterhin durchgeführt würden. Den Maßnahmen der Geschäftsführung werde insofern nachgekommen, dass einerseits durch fachliche Weiterentwicklung der Sachbearbeiter im Rechnungswesen, als auch durch die in Kürze in Betrieb gehenden EDVMaßnahmen greifen.
Die auf einem Gemeinderatsbeschluss vom Oktober 2006 basierenden Maßnahmen
wurden durch den Geschäftsführer Anfang Dezember 2006 dem Aufsichtsrat der Gesellschaft zur Kenntnis gebracht. Zum Zeitpunkt der Prüfung, also 1,5 Jahre später,
wurde das genannte Facility-Programm noch nicht verwendet und dementsprechend
war die Problematik an der Schnittstelle Technik - Rechnungswesen in unveränderter
Weise evident. Ein EDV-Programm alleine konnte aus Sicht der Kontrollabteilung auch
nicht zur Lösung der genannten Probleme an der Schnittstelle ausreichen. Obwohl
neben dem Geschäftsführer je ein Prokurist für den technischen wie auch den

ZI. KA-01203/2009

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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