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kaufmännischen Bereich in der Gesellschaft tätig war, wies die o.a. Schnittstelle Mängel und Versäumnisse auf. Aus Sicht der Kontrollabteilung fand die im Maßnahmenpaket des Geschäftsführers genannte quartalsmäßige Abgleichung der Baukonten
nicht statt, da ansonsten einige der o.a. Differenzen auffällig geworden wären.
Im Zuge der Stellungnahme betreffend die jetzige Follow up - Einschau wurde seitens
der IIG & Co KG eingeräumt, dass die quartalsmäßigen Abgleichungen zwischen
Technik und Buchhaltung trotz Anweisung nur vereinzelt durchgeführt wurden. Als
Grund hierfür wurde ein personeller Engpass angeführt, welcher zwischenzeitlich mittels Umstrukturierungen jedoch bewältigt worden wäre. Weiters wurde eine interne
Anweisung übermittelt, gemäß derer in der Projektierungs- wie auch in der Ausführungsphase nur mehr ein Techniker sämtliche anfallenden Kosten zu beauftragen hatte. Nach Projektabschluss war die Auflistung der gesamten Projektkosten der Buchhaltung zur Gegenkontrolle vorzulegen.
Laut einer zweiten Dienstanweisung sollten für die quartalsmäßige Abgleichung seitens der Technik Listen erstellt werden, welche strukturiert gegliedert als Mindestangaben Gewerk, Firmennamen, Auftragssumme, Abrechnungsstand mit Datum, Projektnummer sowie den Namen des Bauleiters zu enthalten hatten. Diese Unterlagen
waren mit der Buchhaltung abzustimmen, etwaige Differenzen sofort zu bereinigen
und über das Ergebnis der Abstimmung ein von beiden Seiten gefertigtes Protokoll zu
verfassen.
Bei konsequenter Einhaltung der obgenannten Maßnahmen können die auftretenden
Schwächen und Versäumnisse im Schnittstellenbereich minimiert werden.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wird in Zukunft entsprochen werden.

ZI. KA-01203/2009

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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