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3 Jahresrechnung
Vorräte

Die Vorräte der ISD-Gastro wurden per 31.12.2006 in der Höhe von
€ 1.226,37 bilanziert. Sie setzten sich ausschließlich aus Lebensmitteln,
Getränken und Leergebinden zusammen. Eine stichprobenartige Prüfung der Vorräte im Hinblick auf eine ordnungsgemäße mengenmäßige
Erfassung der Bestände im Promenadencafe des Wohnheimes Reichenau im Wege von unterschriebenen Aufnahmeprotokollen im Original
(Uraufnahmeprotokolle) und die korrekte Bewertung der Artikelgruppen
gab zu keiner Beanstandung Anlass.

Geldbestandsaufnahme
bzw. Nachweis des
Kassenbestandes

Die Richtigkeit des per 31.12.2006 bilanzierten Kassenbestandes im
Promenadencafe des Wohnheimes Reichenau im Betrag von € 5.282,55
wurde der Kontrollabteilung nur anhand des errechneten Sollstandes
im Kassabuch nachgewiesen. Eine Geldbestandsaufnahme mit einer
entsprechenden Dokumentation in einem Kassenaufnahmeprotokoll hat
nicht stattgefunden, ein Soll-Ist-Vergleich des Kassenstandes zum Jahresultimo war daher auch nicht möglich.

Allg. Empfehlungen zur
Kassengebarung

Die Kontrollabteilung hielt es für sehr wesentlich, dass die Ordnungsmäßigkeit der Führung einer Kassa u.a. auch durch eine Abstimmung
des errechneten Sollstandes mit dem ermittelten Bargeldbestand beurteilt wird und empfahl, in Zukunft mindestens zu jedem Bilanzstichtag,
vorteilhafter und transparenter im Sinne eines funktionierenden internen Kontrollsystems (IKS) wäre es jedoch jeweils zum Ende jeden Monats
oder
in
anderen
noch
festzulegenden
Intervallen,
Zwischenabschlüsse mit einer Geldbestandsaufnahme im Promenadencafe durchzuführen. Das Protokoll über eine durchgeführte Kassenbestandsaufnahme sollte – analog der Vorgangsweise beim Abschluss von
Kassabuchseiten – sowohl vom (von der) jeweiligen Kassier(in) als
auch vom vorgesetzten Bereichsleiter unterfertigt werden. Nach Meinung der Kontrollabteilung sollten auch die im Bereich der ISD bzw. der
ISD-Gastro lt. interner „Anweisung zur Führung einer Kassa“ vom
13.2.2007 vorgesehenen unvermuteten Kassenkontrollen intensiviert
und entsprechend dokumentiert werden.

Dienstanweisung zur
Führung einer Kassa

Für den Bereich der ISD und ISD-Gastro existiert eine „Anweisung zur
Führung einer Kassa“, die insbesondere zur Vorbereitung der Belege,
für die Eintragungen in die Excel-Vorlage/Kassabuch und zur Beachtung des Versicherungsschutzes (Einbruchdiebstahl und Feuer) von
Bargeldbeträgen maßgeblich ist. Im Konnex damit empfahl die Kontrollabteilung diese Dienstanweisung zu überarbeiten bzw. in der Weise
zu ergänzen, dass eine verpflichtende Kassenbestandsaufnahme in
noch festzulegenden Intervallen, zumindest jedoch zu jedem Bilanzstichtag, ebenso festgeschrieben wird, wie auch nähere Modalitäten in
Bezug auf die Übergabe einer Kassa, auch z.B. im Zuge einer urlaubsoder krankheitsbedingten Abwesenheit, zu ergänzen wären.

Zl. KA-15661/2007

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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