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Kassenführung

Eine sowohl räumliche als auch personelle Trennung zwischen der Kassenführung und der Buchhaltung ist gegeben, womit eine Grundforderung eines internen Kontrollsystems (IKS) erfüllt ist.
Das Kassabuch wurde EDV-mäßig ordnungsgemäß geführt, die fortlaufend nummerierten Belege waren chronologisch eingetragen und abgelegt, so dass eine lückenlose Verbindung zwischen Beleg und Kassabuch gewährleistet ist.

Kassenbelege

Die Kontrollabteilung hat im Zuge dieser Prüfung in Einzelfällen auch
eine Abstimmung der Kassenbelege des Prüfungszeitraumes mit den
Kassabucheintragungen vorgenommen, die zu keinen Feststellungen
geführt hat. Allerdings hat die Kontrollabteilung zur Erhöhung der
Transparenz im Belegwesen generell angeraten, die Ausgabenbelege
für Lebensmitteleinkäufe vom (von der) jeweils verantwortlichen Bediensteten paraphieren zu lassen, um damit die Notwendigkeit des Einkaufes für das Promenadencafe sowie die sachliche und rechnerische
Richtigkeit der Ausgabe zu bestätigen. Diese Vorgangsweise ergibt sich
im Übrigen auch aus dem Wortlaut der firmeninternen „Anweisung zur
Führung einer Kassa“, wonach „jeder Beleg rechts unten mit Unterschrift“ zu versehen ist.

Versicherungsschutz im
Kassenwesen

Für „Bargeld und Wertpapiere unter festem Verschluss freizügig in allen
Standorten, unabhängig ob bewohnt oder unbewohnt“, besteht eine
Deckungssumme bis € 4.000,00 aus der Sparte Einbruchversicherung.
Im Rahmen dieser Einschau zeigte sich, dass der Bargeldbestand im
Prüfungszeitraum einige Mal höher war, als der vereinbarte Versicherungsschutz.
Die Kontrollabteilung wies auf das hohe Risiko eines versicherungsmäßig nicht gedeckten Kassenstandes hin und empfahl in Ergänzung zu
den diesbezüglichen Anordnungen in der hausinternen „Anweisung zur
Führung einer Kassa“, den Bargeldbestand entweder durch rechtzeitige
Akontierungen auf das Girokonto der Hausbank oder durch Deponierung in einem Tresor jedenfalls so weit zu reduzieren, dass die aktuelle
Deckungssumme nicht überschritten wird. Im Zusammenhang damit
sollte auch, vor allem im Hinblick auf notwendige Urlaubsvertretungen
und Verhinderungen im Krankheitsfall, ein Vermerk über die jeweilige
Höhe des Versicherungsschutzes an geeigneter Stelle der Kassa angebracht werden.

Giroguthaben

Der Nachweis der Richtigkeit des Bankguthabens zum Bilanzstichtag
31.12.2006 in der Höhe von € 50.120,90 wurde der Kontrollabteilung
durch die lückenlose Vorlage der entsprechenden Kontoauszüge des
Girokontos erbracht. Die Prüfung des Guthabens bei Kreditinstituten
zum Ende des Jahres 2006 wurde aus Aktualitätsgründen ergänzt
durch eine stichprobenartige Abstimmung der Kontostände im Jahr
2007 bzw. zum Prüfungszeitpunkt (23.11.2007) mit den in der laufenden Buchhaltung ausgewiesenen Salden; auch hier ergab sich keine
Beanstandung.

Zl. KA-15661/2007

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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