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Textziffer

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4911 Personalverrechnung,

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4912 Buchhaltung und Geldverkehr sowie

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4913 Personalverwaltung

Eine in dieser Angelegenheit ergänzend durchgeführte Einschau der Kontrollabteilung in die Stundenaufzeichnung bzw. -verteilung der Funktionsmatrix (Prozessmonitor) des Amtes für Gestellungsbetrieb zeigte, dass sich die zeitlichen Ressourcen
des diesbezüglichen Leiters im Rahmen der Produktzuordnung auf die allgemeinen
Grundaufgaben, sonstigen Aufgaben und Fachaufgaben der oben erwähnten Produkte wie folgt verteilen:

33,00

Der Leiter des Gestellungsbetriebes wendet gemäß Funktionsmatrix für die Fachaufgaben der drei Produkte etwa 86 %, für die allgemeinen Grundaufgaben rd. 12 %
und für die sonstigen Aufgaben ca. 2 % der gesamten zu leistenden Verwaltungsstunden auf. Sohin werden insgesamt 167,50 Arbeitsstunden pro Monat in der Funktionsmatrix für unterschiedliche Aufgabenbereiche ausgewiesen.
Eine umfassende Evaluierung der Produkte, der dazugehörigen Fachaufgaben und
die dem Aufgabenbereich zugeordneten Arbeitsstunden des Referatsleiters des Gestellungsbetriebes lag nach Recherchen der Kontrollabteilung bereits einen längeren Zeitraum zurück. Daher regte die Kontrollabteilung aus Gründen der Aktualität
an, die ausgewiesenen Stundenzuordnungen des Leiters des Gestellungsbetriebes
auf die jeweiligen Fachaufgaben, insbesondere auf die allgemeinen Grundaufgaben
entsprechend dem derzeitigen Tätigkeitsbereich bzw. Arbeitsschwerpunkt, zu prüfen.
Im Anhörungsverfahren informierte die betroffene Dienststelle die Kontrollabteilung,
dass eine eingehende Prüfung der veränderten und erweiterten Aufgabenbereiche
des Referatsleiters durchgeführt werde.
In der Stellungnahme zur Follow up – Einschau 2018 wurde der Kontrollabteilung
mitgeteilt, dass die dem jeweiligen Aufgabenbereich zugeordneten Arbeitsstunden
des Referatsleiters über einen befristeten Beobachtungszeitraum aufgezeichnet
und der Abteilungsleitung der MA IV bekanntgegeben werden.
Im Rahmen des aktuellen Anhörungsverfahrens übermittelte die Fachdienststelle
als Ergebnis der Evaluierung der Arbeitszuordnungen dementsprechende Aufzeichnungen.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

Zl. KA-00426/2020

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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