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periodenreine Verbuchung im Rechenwerk der Stadt und buchhalterische Defizite als Folge von Kommunikationsdefiziten, bemängelt.
Es wurde deshalb empfohlen, künftig auf eine strikte Trennung der
den einzelnen Firmen zugeordneten Aktivitäten zu achten und die
finanzielle Abwicklung der unter dem Titel „Überschussvorab“ realisierten Personalkostenrefundierung ausschließlich über das Firmenkonto der IIG & Co KEG abzuwickeln.
Die Magistratsabteilung IV hat in ihrer Stellungnahme die Umsetzung der Empfehlung zugesichert und angekündigt dass die Abwicklung aus dem Titel „Überschussvorab“ nur mehr über das Firmenkonto der IIG & Co KEG vorgenommen werden wird.
Die Kontrollabteilung hat bereits bei ihrer erstmaligen Prüfung die
Modalitäten der im Rahmen des Überschussvorab bewerkstelligten
Personalkostenrefundierung beanstandet. Nachdem sich zum Prüfungszeitpunkt am Abrechnungsprocedere nichts geändert hatte,
empfahl die Kontrollabteilung aus Gründen der Transparenz neuerlich, um eine schriftliche Festlegung der Berechnungsweise des
Überschussvorab bemüht zu sein.
Im Anhörungsverfahren hat die Magistratsabteilung IV mitgeteilt,
dass sie in dieser Angelegenheit die Vertreter der „IIG“ einladen
werde, um eine klare, schriftliche Dokumentation zu erstellen.
Lt. der nunmehr vorliegenden Stellungnahme der IIG & Co KEG sei
dieser Punkt in der Zwischenzeit einer Erledigung zugeführt worden.
Jene Zeitanteile, welche die Bediensteten zur Aufgabenerfüllung der
nicht von der Geschäftsbesorgung umfassten Leistungen aufwenden, können über ein Projekterfassungsprogramm festgestellt werden. Soweit davon zugewiesene städt. Bedienstete tangiert sind,
dienen die betreffenden Auswertungen als Grundlage für die an die
Stadt im Rahmen des Überschussvorab zu refundierenden Personalkosten. Allerdings war zum Zeitpunkt der Prüfung nur ein Teil
der MitarbeiterInnen in dieses Programm eingebunden, die anteilsmäßige Inanspruchnahme der übrigen DienstnehmerInnen beruhte
mangels entsprechender Arbeitsaufzeichnungen immer noch auf
Schätzungen. Zur Sicherstellung einer präzisen Zuordnung der für
die einzelnen Aufgaben benötigten Zeitanteile als Voraussetzung für
eine schlüssige Berechnung des Überschussvorab und als Grundlage für eine funktionierende Kostenrechnung empfahl die Kontrollabteilung, sämtliche MitarbeiterInnen umgehend in die Projekterfassung zu implementieren.
Die IIG & Co KEG teilte im Rahmen ihrer Stellungnahme mit, dass
in einer der letzten erweiterten Geschäftsführersitzungen eine Vereinfachung des eher bedienungsaufwendigen Projekterfassungsprogrammes beschlossen worden sei und eine diesbezügliche

Zl. KA-09482/2008

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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