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nachgekommen. Unter anderem wurde zur ordnungsgemäßen Führung des
Handverlages ein neues, elektronisches Kassabuch erstellt. Aus den damals der
Kontrollabteilung übermittelten Unterlagen ging jedoch hervor, dass die Angaben
über die jeweilige HHSt. und das Belegdatum im Kassabuch fehlten. Der zuständige
Sachbearbeiter wurde daraufhin auf die Aufzeichnungspflicht gem. Handkassenordnung aufmerksam gemacht. Er hat eine Vervollständigung des Kassabuches
unverzüglich zugesagt.
Im Rahmen der diesjährigen Prüfung hat die MA III/Amt für Berufsfeuerwehr mittels
Kopie von Kassabuchseiten des Jahres 2005 den Nachweis für die Aufnahme der
genannten Kriterien im Kassabuch erbracht.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.
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Im Zusammenhang mit der Führung der Handverläge liegt im Referat Buchhaltung
ein Verzeichnis der jeweiligen Kassenverantwortlichen auf. Im Zuge der Kassenprüfungen stellte sich allerdings heraus, dass rd. 40 % der von den einzelnen
Abteilungen als Kassenführer benannten Personen diese Funktion nicht mehr
innehatten, in einigen Fällen die Namhaftmachung eines Kassenverantwortlichen
fehlte oder sich der von der Buchhaltung verwendete Vordruck als nicht ausgefüllt
präsentierte. Ebenso war in den wenigsten Fällen die Frage der Stellvertretung
geregelt. Die Kontrollabteilung hat deshalb empfohlen, sämtliche in der Buchhaltung
hinterlegten Bestätigungen in Bezug auf die darin angeführten Kassenverantwortlichen zu hinterfragen, zu aktualisieren und von diesen unterfertigen zu
lassen. Des Weiteren sollten die kassenführenden Dienststellen verpflichtet werden,
von sich aus (im Dienstweg) Meldung über einen eventuellen Wechsel in der Funktion
des Kassenverantwortlichen an die Buchhaltung zu erstatten.
In ihrer Stellungnahme hat die Magistratsabteilung IV angemerkt, dass vom Referat
Buchhaltung aufgrund der Euro-Umstellung im Jahr 2002 sämtliche Handverläge auf
ganze Euro-Beträge aufgestockt und gleichzeitig die Namen der zuständigen Kassenverantwortlichen neu hinterlegt worden seien. Es sei aber seitens des Amtes für
Rechnungswesen beabsichtigt, jährlich nach dem Rechnungsabschluss eine
Bestandsaufnahme und Kontrolle der Kassenverantwortlichen durchzuführen und in
einem entsprechenden Rundschreiben die Verpflichtung aufzunehmen, unterjährige
Änderungen in der Kassenverantwortlichkeit nachweislich dem Amt für Rechnungswesen zur Kenntnis zu bringen.
Zum Zeitpunkt der Follow up-Einschau 2004 war der Rechnungsabschluss 2004 noch
nicht erstellt. Die involvierte Dienststelle hat jedoch bekundet, dass die seinerzeit
angesprochenen Maßnahmen in Evidenz seien und zum gegebenen Zeitpunkt auch
durchgeführt werden würden.
In Beantwortung zur Follow up-Einschau 2005 hat das Amt für Rechnungswesen mitgeteilt, dass im Rundschreiben der Magistratsabteilung IV zur Erstellung der
Haushaltsrechnung 2005 auf die Verpflichtung zur rechtzeitigen Abrechnung der
Handverläge zum Jahresende hingewiesen und in einem weiteren Rundschreiben der
Magistratsabteilung I die für die städt. Tresore und Handkassen versicherungsmäßig
geltenden Haftungshöchstgrenzen in Erinnerung gebracht worden sind.

ZI. KA-342/2006

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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