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„Herr Magistratsdirektor wird gebeten, die nötige Einschulung und Nachprüfung der
zur Führung von Handkassen zuständigen Mitarbeiter in den einzelnen Dienststellen
in die Wege zu leiten.“
Im Rahmen der Follow up-Einschau 2004 hat das Büro des Magistratsdirektors zum
aktuellen Stand mitgeteilt, dass dem Beschluss des GR folgend die Finanzabteilung
beauftragt worden ist, Schulungsmaßnahmen für die zur Führung von Handkassen
zuständigen Mitarbeiter in den einzelnen Dienststellen zu veranlassen. Das Amt für
Rechnungswesen hat daraufhin einen Maßnahmenkatalog erarbeitet und laut einem
Bericht des Finanzdirektors in der Abteilungsleiterbesprechung die Vorbereitungen für
die Schulungen bereits im Gange waren, möglichst bald beginnen und im Jahr 2005
abgeschlossen werden sollten.
Zur neuerlichen Anfrage im Zuge der Follow up-Einschau 2005 hat das Amt für Rechnungswesen bekannt gegeben, von den 113 Handkassen im Jahr 2005
44 Handverläge geprüft, dabei die jeweils betroffenen Dienststellen auf festgestellte
Mängel hingewiesen und die korrekte Führung dargelegt zu haben. Im Jahr 2005
hätten deshalb nicht alle Handverläge einer Prüfung unterzogen werden können, weil
die Einführung eines neuen EDV-Programmes (KIM) die personellen Resssourcen der
Referate „Buchhaltung“ und „Kasse“ in außerordentlichem Umfang gebunden habe.
Die Prüfungen würden 2006 fortgesetzt werden und es sollten Ende 2006 alle
Hand-verläge überprüft und das entsprechende Schulungsprogramm abgeschlossen
sein. In der Folge sei geplant, entsprechend den Prüfungsergebnissen jene
Dienststellen schwerpunktmäßig einer Nachprüfung zu unterziehen, bei denen Mängel
aufgetreten sind.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde teilweise entsprochen.
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Die Kontrollabteilung hatte im Zusammenhang mit der festgestellten Neupositionierung des Stadtarchivs in Bericht über die Prüfung des Referates „Stadtarchiv –
Stadtmuseum“ vom 10.11.2004 angeregt, die Sonderbedürfnisse einer
Archivverwaltung mittels einer eigenen Archivordnung transparenter und nachvollziehbarer zu gestalten. Im Anhörungsverfahren wurde mitgeteilt, dass diese
zwischenzeitlich bereits in Ausarbeitung sei. Zur Follow up-Einschau 2004 wurde mitgeteilt, dass in Anlehnung an Regelungen der Stadt Wien ein Entwurf erstellt und
dem Magistratsdirektor zur Prüfung und Veranlassung der Inkraftsetzung übermittelt
wurde. Zur nunmehrigen Einschau hat das Büro des Magistratsdirektors bescheinigt,
dass die angeregte Archivordnung für das Archiv der Stadt Innsbruck vom
Magistratsdirektor mit Verfügung vom 14.6.2005 in Kraft gesetzt und allen
Bediensteten mit Rundschreiben zur Kenntnis gebracht worden ist.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Im Bericht über die Prüfung des Referates „Stadtarchiv – Stadtmuseum“ war weiters
festgestellt worden, dass das Archivkonzept-Neu in den Strukturen von Organisation
und Haushalt teilweise noch keinen Niederschlag gefunden hatte. Die Budgetansätze
sowie die Daten des Prozessmonitors waren teilweise noch auf dem Stand vor der
Reform stehen geblieben. Nur bei der Kostenrechnung waren Fortentwicklungen

ZI. KA-342/2006

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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