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Kosten für den Produktionsleiter beliefen sich auf rd. € 1,7 Tsd. Die
restlichen Aufwendungen von rd. € 0,6 Tsd. resultierten u.a. aus den
Honoraren für das Bläserquintett sowie für das Trompetentrio. Insgesamt fielen für das Jahr 2006 Honorarkosten in Höhe von € 7.005,00
an.
Betreffend den Christkindleinzug 2007 wurden bis zum Prüfungszeitpunkt rd. € 3,0 Tsd. für die musikalische Ausgestaltung und rd. € 0,8
Tsd. an Aufwandsentschädigungen ausbezahlt. Die Ausgaben für das
Bläserquintett und für das Trompetentrio wurden ebenfalls schon getätigt.
Unterschrift
Auftragnehmer

Darüber hinaus stellte sich im Zuge der Prüfung heraus, dass in einigen
Fällen die an das Amt für Erziehung, Bildung und Gesellschaft gestellten Honorarnoten (betreffend den Christkindleinzug 2007) nicht mit der
Unterschrift des Auftragnehmers versehen waren.

Werkverträge

Im Zusammenhang mit den vom Verein an diverse Privatpersonen z.B.
für die musikalische Aufbereitung des Umzuges, für die Funktion des
Produktionsleiters oder der des Organisationsleiters etc. ausgezahlten
Honoraren vermisste die Kontrollabteilung entsprechende schriftliche
Vereinbarungen über den in diesem Zusammenhang zu erbringenden
Leistungsumfang. Zur Vermeidung unerwünschter arbeits- und sozialversicherungsrechtlicher Wirkungen hat die Kontrollabteilung diesbezüglich künftighin den Abschluss von Werkverträgen empfohlen. Hierzu
berichtete der Obmann im Zuge seiner Stellungnahme, dass er künftig
Werkverträge mit diversen leistenden Personen abschließen werde.

Stundenaufzeichnungen

Betreffend die teilweise nicht pauschal, sondern auf Stundenbasis abgegoltenen Arbeiten war zu bemängeln, dass in den von den jeweiligen
Auftragnehmern gelegten Rechnungen Angaben über genaue Stundenaufzeichnungen fehlten.

Rechnungsempfänger

Außerdem waren die meisten Rechnungen mit der Anschrift des Amtes
für Erziehung, Bildung und Gesellschaft als Rechnungsempfänger und
nicht mit der für Zustellungen maßgeblichen Anschrift des Vereins versehen.
5 Inventar

Inventarliste

Gemäß Vereinsstatuten obliegt dem Vorstand neben der „Errichtung
eines den Anforderungen des Vereins entsprechenden Rechnungswesens … auch die Führung eines Vermögensverzeichnisses …“. Über eine
diesbezügliche Anfrage legte der Obmann des Vereins eine Aufstellung
vor, aus welcher der Bestand der Vermögensgegenstände zum
31.12.2007 hervorging.

Bestandsaufnahme

In den von der Kontrollabteilung eingesehenen Unterlagen fanden sich
wesentlich detailliertere Aufzeichnungen über eine, allerdings schon im
Mai 2005 vorgenommene Bestandsaufnahme. Aus dieser Inventarliste

Zl. KA-06522/2008

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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