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Rechnungslegung

Im Zuge der Überprüfung einer Kleinbetragsrechnung im Zusammenhang mit der Adaption eines Theaterwagens bemängelte die Kontrollabteilung, dass die ausgestellte Faktura den Bestimmungen einer ordnungsgemäßen Rechnungslegung nicht in allen Punkten entsprochen
hat.
Die Kontrollabteilung empfahl, zukünftig auf eine den geltenden Vorschriften entsprechende Rechnungslegung besonderes Augenmerk zu
legen, was von der betroffenen Dienststelle in ihrer Stellungnahme
auch zugesichert worden ist.

Entgeltgrundlage bei
Werkverträgen

Im Rahmen der Belegkontrollen hat die Kontrollabteilung zwei Honorarnoten, und zwar für die Vorbereitung und Organisation einer Ausstellung sowie für die Erstellung eines museums-pädagogischen Kataloges überprüft. Die Leistungen wurden auf Basis von Werkverträgen
erbracht.
In diesem Zusammenhang war zu bemängeln, dass für die betreffenden Beauftragungen keinerlei schriftliche Grundlagen, z.B. über den
hiefür kalkulierten Zeitaufwand oder den der Leistung zugrunde gelegten Stundentarif geliefert werden konnten. Lt. Auskunft des Referenten
habe sich der Stundensatz an der für die Erbringung der Leistung erforderlichen Qualifikation orientiert bzw. handle es sich beim zeitlichen
Rahmen um Erfahrungswerte. Die Kontrollabteilung empfahl, die derartigen Aufträgen zugrunde liegenden wesentlichen Kriterien künftighin
transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
Im Anhörungsverfahren führte die zuständige Dienststelle u.a. aus,
dass im Rahmen eines Projektes ein Grobkonzept (Schwerpunkte,
Themen, Gewichtungen) erarbeitet werde. Danach verschaffe sich der
Auftragnehmer einen Überblick und kalkuliert in etwa den Arbeitsaufwand. Eine ähnliche Kalkulation würde vom Referat erstellt. Ein Literaturstudium der einschlägigen Publikationen werde als Qualifikation vorausgesetzt und sei somit nicht Teil des zu erbringenden Werkes. Weiters würden in losen Abständen Besprechungen/Beratungen über den
Fortgang des Werkes erfolgen. Die genaue Berechnung eines Stundensatzes sei nicht möglich, da es sich um eine „schöpferische“ Arbeit
handle, die von einer handwerklichen Leistung zu unterscheiden sei. Es
werde aber immer versucht, unter strenger Beachtung der Maximen
der Verwaltung zu handeln, eine schriftliche Grundlage (fixe Stundenzahl o.ä.) erschiene jedoch aus dortiger Sicht für beide Vertragsparteien als kontraproduktiv.
Dazu bemerkte die Kontrollabteilung, dass die von der geprüften
Dienststelle angesprochene, von ihr erstellte Kalkulation den Kern der
Beanstandung getroffen hat, diese Unterlagen bis dato aber nicht vorgelegt worden sind. Im Zusammenhang mit der im Gegenstandsfall
geforderten Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Kontraproduktivität zu sprechen erschien aus der Sicht der Kontrollabteilung verwunderlich.

Zl. KA-09745/2007

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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