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5.3 Bericht über die Belegkontrollen der Stadtgemeinde Innsbruck
II. Quartal 2014
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Der Bericht über die Belegkontrollen, II. Quartal 2014, Zl. KA-06548/2014, wurde
am 08.08.2014 fertig gestellt.

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Von der Kontrollabteilung wurde eine Auszahlungsanordnung im Zusammenhang
mit dem Ankauf von Bildern in Höhe von € 1.500,00 für das Stadtarchiv geprüft.
Die Überprüfung der angekauften Bilder vor Ort nahm die Kontrollabteilung zum
Anlass, eine stichprobenartige Einschau (Inventarisierung, Digitalisierung, Lagerung) der vom Referat Stadtarchiv/Stadtmuseum verwalteten Bilder vorzunehmen.
Für die Einschau hat die Kontrollabteilung aus der vom Referat zur Verfügung gestellten Datenbank „Augias“ insgesamt 261 Objekte willkürlich ausgewählt und anhand der vorhandenen Informationen (z.B. Bi-Nummer, Standort, KünstlerIn,
Kunsttitel) in Zusammenarbeit mit dem Leiter des Referates Stadtarchiv/Stadtmuseum auf ihr physisches Vorhandensein überprüft.
Die Bilder in den Außendepots hängen zum überwiegenden Teil an großen Metallregalen. Die Kontrollabteilung konstatierte diesbezüglich, dass die Anbringung der
Bi-Nummern an den Bildern mittels Post-it Zettel nicht optimal gelöst worden ist.
Auf diesen Umstand aufmerksam gemacht, erklärte der Leiter des Referates
Stadtarchiv/Stadtmuseum, dass eine geeignetere Form der Kennzeichnung direkt
auf den Regalen bereits angedacht wurde.
Als Resümee dieser Begehungen hielt die Kontrollabteilung fest, dass von den 121
Bildern mit Rahmen das Vorhandensein zweier Objekte nicht verifiziert werden
konnte. Diesbezüglich vertrat die Kontrollabteilung generell die Ansicht, dass sämtliche vom Referat gemäß Bestandsverzeichnis registrierten Kunstwerke jederzeit
auch auffindbar sein müssen und empfahl, alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um diese Anforderung sicherzustellen.
In der damaligen Stellungnahme dazu wurde seitens des Referates u.a. mitgeteilt,
dass durch Neueinkäufe, Ausleihungen, Rückgaben etc. das ganze System ständig in Bewegung sei, zumal der vorhandene Platz nicht ausreiche. Dieses permanente Provisorium wäre in der Hoffnung auf kurze Dauer mit Post-it Zetteln bezeichnet worden, von denen einzelne im Laufe der Zeit verloren gegangen seien.
Daraus dürfte auch die Nicht-Auffindbarkeit der 2 Bilder rühren. Weiters teilte der
Leiter des Referates Stadtarchiv/Stadtmuseum mit, dass die neuen Kennzeichnungen in Form von beschrifteten Kartons erfolgen werden bzw. bereits teilweise
erfolgt seien. Der Empfehlung der Kontrollabteilung werde selbstverständlich
nachgekommen.
Anlässlich der aktuellen Follow up – Einschau erläuterte der Amtsvorstand in seiner Stellungnahme, dass Anfang Jänner 2015 eine weitere Fläche mit Vorrichtungen zum Aufhängen von Bildern ausgestattet worden sei. Derzeit wäre man dabei,
alle Bilder mit Rahmen entsprechend nachzurücken. Die Markierung der Bilder erfolge nicht mehr mit Post-it Zetteln, sondern mit Papierkärtchen, die entweder mit
einer Schnur oder einem robusten Klebestreifen am Rahmen fixiert würden. Nach
nochmaliger telefonischer Rücksprache versicherte der Amtsvorstand, dass in
nächster Zeit sämtliche Defizite auf diesem Gebiet gelöst werden würden.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Zl. KA-00206/2015

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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