Gesamter Text dieser Seite:
Dienstzeiterfassung verknüpft werden, womit sodann ohne weitere Erhebungen die
Rechtmäßigkeit von Dienstfahrten dokumentiert wäre.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde teilweise entsprochen.

81

Die von der Kontrollabteilung gesetzte Stichprobe zu den Einstellungsgründen der
Verwaltungsstrafverfahren gab zu keiner wesentlichen Beanstandung Anlass.
Für die Kontrollabteilung war aus den Aktendokumentationen der stichprobenartig
geprüften eingestellten Verwaltungsstrafverfahren ersichtlich, dass anlässlich einer
Einstellung vom jeweiligen Sachbearbeiter grundsätzlich ein entsprechender Aktenvermerk verfasst wird, aus dem der jeweilige Einstellungsgrund hervorgeht. Im Sinne
eines 4-Augen-Prinzips wird dieser Aktenvermerk vom zuständigen Referenten unterfertigt und so die Verfahrenseinstellung dokumentiert. Zur Einhaltung dieses
4-Augen-Prinzips stellte die Kontrollabteilung fest, dass vereinzelt derartige Aktenvermerke vom zuständigen Referenten bzw. vom zuständigen Amtsvorstand allein
angefertigt und unterzeichnet worden sind und somit nach Meinung der Kontrollabteilung die Einhaltung des 4-Augen-Prinzips bei diesen Verfahrenseinstellungen nicht
sichergestellt war. Die Kontrollabteilung vertritt zur Einstellung von Verwaltungsstrafverfahren den Standpunkt, dass diese nur unter genereller Einhaltung eines 4-AugenPrinzips erfolgen sollten.
In Einzelfällen wurde darüber hinaus auffällig, dass entsprechende Nachweise
und/oder Aktenvermerke über den Grund der Einstellung in der Aktendokumentation
der Software „VSTR“ nicht vorhanden waren.
In diesen beiden Bereichen ortete die Kontrollabteilung auch ein mögliches Verbesserungspotenzial. Einerseits sollte aus Gründen der Transparenz angestrebt werden,
jeden Einstellungsgrund ausreichend und damit nachvollziehbar zu dokumentieren.
Andererseits sollte bei Verfahrenseinstellungen generell die Einhaltung eines
„4-Augen-Prinzips“ gewährleistet werden. Im Idealfall wäre es für die Kontrollabteilung vorstellbar, im Rahmen der Berechtigungen zur Einstellung eines Verwaltungsstrafverfahrens die Softwareanwendung „VSTR“ (Verwaltungsstrafen) so zu programmieren, dass Verfahrenseinstellungen nur mehr kollektiv (ein Sachbearbeiter
gemeinsam mit dem zuständigen Referenten oder dem Leiter des Amtes für Allgemeine Sicherheit und Veranstaltungen bzw. Referent und Amtsvorstand gemeinsam)
möglich sind. Im Rahmen des seinerzeitigen Anhörungsverfahrens versicherte der
Vorstand des Amtes für Allgemeine Sicherheit und Veranstaltungen, dass diesbezüglich durch die geprüfte Dienststelle Überlegungen angestellt werden, um die eingesetzte Software entsprechend den Empfehlungen der Kontrollabteilung weiterzuentwickeln.
In der Stellungnahme zur aktuellen Follow up – Einschau 2012 teilte der zu-ständige
Amtsvorstand mit, dass mit Schreiben vom 30.10.2012, Zl. II-VA-V-023175/2013, bei
der MA I – Amt für Informationstechnologie und Kommunikationstechnik eine Adaptierung der Software „VSTR“ beantragt worden wäre. Eine Umsetzung sei noch nicht erfolgt.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wird in Zukunft entsprochen werden.

Zl. KA-00379/2013

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

57