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Vom Inventarverantwortlichen des Amtes für Sport der MA V erhielt die Kontrollabteilung in dieser Angelegenheit die Auskunft, dass gegenwärtig kein dienststellenbezogenes Bestandverzeichnis verwaltet wird.
Die Kontrollabteilung hat daher mit Nachdruck empfohlen, ein den Erfordernissen
der MGO entsprechendes Bestandverzeichnis zu führen, um einerseits der in Geltung stehenden Verfügung (Dienstanweisung des MD) nachzukommen und andererseits einen adäquaten Überblick über sämtliche Anlagegüter der Dienststelle sicherzustellen.
Diesbezüglich teilte der Leiter des Amtes für Sport in seiner Stellungnahme mit,
dass im Jahr 2011 von einer ehemaligen Mitarbeiterin der MA IV das Inventar der
betreffenden Dienststelle neu aufgenommen bzw. mit dem tatsächlichen Ist-Stand
erfasst worden sei. In weiterer Folge wäre diese Datei nicht mehr evaluiert worden.
Auf Basis dieser Verzeichnisse wäre eine aktuelle Inventaränderungsanzeige nicht
möglich gewesen.
Mit dem neuen Mitarbeiter im Referat Vermögensrechnung/Kosten- und Leistungsrechnung der MA IV wäre im Februar 2013 vereinbart worden, den Inventarbestand im Amt für Sport (Amtsräumlichkeiten) neu aufzunehmen, um auf Basis dieses neuen Bestandverzeichnisses eine aktualisierte Verwaltung des Inventares in
der betreffenden Dienststelle fortzuführen.
Die Führung der Inventarlisten im Bereich der Sportanlagen auf Basis von ExcelTabellen sei auf Grund der sehr hohen Anzahl an inventarisierungspflichtigen
(Klein-)Gegenständen, die vielfach auf zwei oder mehreren Sportanlagen eingesetzt werden und demzufolge in einer eigenen Sammelliste zu führen sind, umfangreicher. Die Listen würden geführt, seien aber zu aktualisieren.
In der Rückmeldung zur Follow up – Einschau 2013 wurde berichtet, dass es Ziel
sei, im Jahr 2014 das bestehende Kassenprogramm um eine Lager- bzw. Inventarverwaltung zu erweitern, wobei die neue Softwarelösung im Herbst/Winter 2014
in Vollbetrieb übergehen soll.
Zum nunmehrigen Stand der Angelegenheit hat der Leiter der angesprochenen
Dienststelle berichtet, dass eine eigenständige EDV Lösung für das Sportamt leider nicht möglich sei, da im Jahr 2017 eine „gesamte Inventarisierungs- und Lagerhaltungssoftware für mehrere städtische Dienststellen seitens der IT angekauft
bzw. installiert“ werde. Aufgrund dieser Entscheidung seien die bestehenden
Excel-Listen aktualisiert und eine eigenständige Inventarisierungsliste (Excel) erstellt worden. Seit Herbst 2014 werden sämtliche Einrichtungsgegenstände im
Sportamt erfasst. Beginnend mit dem Jahr 2015 erfolge die jährliche Inventur.
Weitere Recherchen der Kontrollabteilung dazu haben ergeben, dass dem für die
Inventarisierung zuständigen Mitarbeiter zum Prüfungszeitpunkt Anfang Februar
2015 händisch ausgefüllte Bestandslisten der Sportplatz-Zentrale und des Sportplatzes Wiesengasse zur Aktualisierung der Lagerverwaltung des Amtes für Sport
übermittelt worden sind.
Laut erhaltener Auskunft erfolgt die sehr zeitaufwändige Aufarbeitung der Altbestände laufend nach Maßgabe der vorhandenen Personalressourcen und wird diese spätestens mit der Migration des Inventarbestandes in die neue SoftwareLösung „GeOrg“ abgeschlossen sein. Ein Mitarbeiter des Amtes für Sport ist als
Projektmitglied im Bereich Anlagenbuchhaltung in die im Jahr 2017 in Betrieb ge…………………………………………………………………………………………………………………………………….
Zl. KA-00089/2016

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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