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Die Kontrollabteilung stellte im Rahmen der stichprobenhaften Prüfung entsprechender Auszahlungsordnungen jedoch fest, dass die sachlich-rechnerische Prüfung sowie die Anordnung zur Auszahlung nicht durch die Sachbearbeiter bzw. die
Amtsleiter der grundsätzlich zuständigen Ämter erfolgte, sondern an deren Stelle
der Sachbearbeiter für Budgetabwicklung der MA III / Standort Grünanlagen die
Richtigkeit der Rechnung bestätigte und die Auszahlungsanordnung der Amtsvorstand der Grünanlagen zeichnete.
Die Kontrollabteilung hielt berichtsmäßig fest, dass Einnahme- und Auszahlungsanordnungen sowie die entsprechenden Aufträge (Bestellungen) nur vom Anordnungsberechtigten erteilt bzw. unterzeichnet (eigenhändig bzw. mittels digitaler
Unterschrift) werden dürfen. Über Anordnungsberechtigungen im Ordentlichen
Haushalt verfügen u.a. Abteilungsleiter oder ihre Stellvertreter sowie – beschränkt
auf den Zuständigkeitsbereich laut Geschäftseinteilung – die Amtsleiter oder ihre
Stellvertreter. Eine (eigenständige) Weitergabe der Anordnungsberechtigung zwischen Amtsleitern gleicher oder unterschiedlicher Abteilungen ist weder gemäß
Magistratsgeschäftsordnung noch in den Ausführungsbestimmungen für den Voranschlag vorgesehen bzw. zulässig.
Die Kontrollabteilung empfahl, künftig sämtliche Einnahme- und Auszahlungsanordnungen sowie Aufträge (Bestellungen) von den zuständigen Anordnungsberechtigten unterzeichnen zu lassen. Sinngemäß empfahl die Kontrollabteilung, die
sachlich-rechnerische Prüfung der Vorgänge durch Mitarbeiter der Dienststelle
durchführen zu lassen.
Das Amt für Grünanlagen erläuterte im damaligen Stellungnahmeverfahren, dass
die praktizierte Vorgangsweise aus Gründen der Praktikabilität zwischen den beteiligten Ämtern gewählt wurde. Um den Vorgaben der Ausführungsbestimmungen für den Voranschlag zu entsprechen, werde das Amt für Grünanlagen
gemeinsam mit den Ämtern für Kinder- und Jugendbetreuung und Familie, Bildung
und Gesellschaft eine entsprechende Vorgangsweise einführen.
In der Beantwortung zur Follow up – Einschau 2015 informierte das Amt für
Grünanlagen, dass in Abstimmung mit den betroffenen Ämtern und der
MA IV/Finanz-, Wirtschafts- und Beteiligungsverwaltung die Übertragung der in
Rede stehenden Voranschlagsposten in die Deckungsklasse 3700 des Amtes für
Grünanlagen vorgenommen werde.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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In der städtischen Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) wurden im Jahr 2014
für die Referate Stadtgartendirektion und Grünanlagen – Planung und Bau in
Summe elf Kostenträger geführt. Die Kostenstellen der jeweiligen Referatsleitung
(371000 – Referatsleitung Stadtgartendirektion und 372000 – Referatsleitung
Grünanlagen – Planung und Bau) werden im Wege von Verteilungsschlüssel auf
die weiteren Kostenträger umgelegt:

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Zl. KA-00089/2016

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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