Gesamter Text dieser Seite:
2.1 Aufbewahrungsfrist
Aufbewahrungsfrist

Zu Beginn ihrer Ausführungen hält die Kontrollabteilung fest, dass die
Archivierung von Geschäftsstücken und Aktenvorgängen der Stadt
Innsbruck in der Geschäftsordnung des Magistrates der Landeshauptstadt Innsbruck (MGO) näher beschrieben wird.
So sind Geschäftsstücke, die zur endgültigen Ablage bestimmt sind, zu
skartieren, „wenn nicht zu erwarten ist, dass sie im Dienstbetrieb des
Stadtmagistrates benötigt werden oder sie von besonderem wissenschaftlichem oder historischem Wert sind …“. Die Beurteilung der notwendigen Aufbewahrungsdauer und des Zeitpunktes der Skartierung
obliegt den zuständigen Amtsvorständen, die in der betreffenden Angelegenheit federführend tätig gewesen sind.
Die Führungskräfte sind verpflichtet, auf den Geschäftsstücken entsprechende Skartiervermerke anzubringen und in Zweifelsfällen das
Einvernehmen mit dem im Amt für Kultur angesiedelten Referat Stadtarchiv/Stadtmuseum der MA V herzustellen (§ 37 MGO).
Jedenfalls verweist die Kontrollabteilung hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist von Unterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben etc.) auf die diesbezüglichen
Ausführungen der BAO. Demnach läuft die Frist für Bücher und Aufzeichnungen vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen in die Bücher und Aufzeichnungen vorgenommen worden sind.
Jene für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen startet mit
Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen
wurde bzw. auf das sich der Beleg bezieht (§§ 131, 132 BAO). Die
Aufbewahrungsfrist beträgt in beiden Fällen sieben Jahre.
2.2 Subventionsordnung

Grundlagen für die
Subventionsgewährung
1961 bis 1978

Recherchen der Kontrollabteilung haben ergeben, dass für den Zeitraum 1962 bis 1978 keine eigene Richtlinie bzw. städtische Verordnung als Grundlage für die Abwicklung und Auszahlungen der Förderungen an den Verein Technikerhaus existierte.
Die Bestimmungen des Stadtrechtes der Landeshauptstadt Innsbruck
in seiner ursprünglichen Fassung vom 01.10.1949, LGBl. 40/1949, haben jedoch vorgesehen, dass die Gewährung von Subventionen,
Ehrengaben und Zuwendungen bis € 726,73 (ATS 10.000,00) im Einzelfall und Haushaltsjahr in den Wirkungskreis des Stadtrates fiel. Bei
allen nicht dem Stadtrat oder einem anderen Organ zugewiesenen
Angelegenheiten handelte es sich um Aufgaben des GR.
Die Wiederverlautbarung des Stadtrechtes der Landeshauptstadt Innsbruck am 17.05.1966, LGBl. 17/1966 als „Stadtrecht der Landeshauptstadt Innsbruck“, brachte in Bezug auf die Subventionsgewährung eine
Änderung der Wertgrenze (Erhöhung von € 726,73 oder
ATS 10.000,00 auf € 1.453,46 oder ATS 20.000,00). Die Gewährung

…………………………………………………………………………………………………………………………………….
Zl. KA-10420/2015

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

4