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8 Olympia Sport- und Veranstaltungszentrum Innsbruck GmbH
Aufbauorganisation

Nach den Ausführungen der Gesellschaft oblag der Abteilung Facility
Management u.a. auch die Beschaffung von Büroeinrichtung, -maschinen und -material, Kopiergeräten, Fachliteratur sowie Dienst- und Sicherheitsbekleidung. Die in Rede stehende Abteilung nahm jedoch
nicht alle für die Gesellschaft erforderlichen Beschaffungen vor. So sind
bspw. von der Abteilung Gastronomie der Hauptabteilung Marketing &
Services eigenständig Lebensmittel eingekauft worden.

Personalausstattung

Die Anzahl der in der Gesellschaft für den Bereich „Einkauf“ vorhandenen Vollzeitstellen wurde seitens der OSVI mit (geschätzten) 1,0 angegeben. Dies war u.a. auf den Umstand zurückzuführen, dass gemäß
den Ausführungen der Gesellschaft im Unternehmen kein Mitarbeiter
„zu 100 % … Einkaufstätigkeiten“ ausübt.
In Bezug auf den für die Prüfung relevanten, begrenzten Bereich „Einkauf“ (Anschaffung von Büroeinrichtung, -maschinen und -material,
Kopiergeräten, Fachliteratur sowie Dienst- und Sicherheitsbekleidung)
wurde die Anzahl der Mitarbeiter für dieses Segment in der Abteilung
Facility Management auf 0,1 geschätzt.
Die Gesellschaft teilte der Kontrollabteilung zudem mit, dass der Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit den operativen Einkaufstätigkeiten für den oben beschriebenen Bereich „Einkauf“ sehr gering bzw.
„minimalst“ sei.

Personalkosten

Die Höhe der Personalkosten für die „gesamte Einkaufstätigkeit mit ca.
1,0 Mitarbeiter“ wurde mit „durchschnittlich ca. € 60,0 Tsd.“ pro Jahr
angegeben.

Bestellvorgang

Laut Organisationsanweisung 2011-02 „Ablauf des Zentralen Einkaufs“
der OSVI vom 03.02.2011 wurde der „Materialeinkauf, die Investitionsvorhaben und Inanspruchnahme von Dienstleistungen“, deren Nettowert den Betrag von gesamt € 300,00 überstieg, über den Zentralen
Einkauf – Abteilung Facility Management – abgewickelt.
Ein diesbezüglicher Bestellvorgang wurde mit Hilfe des Formulars „Beschaffungsanforderung“ ausgelöst und waren diesem im Idealfall drei
Angebote beizulegen.
Die Überprüfung des Wareneingangs und/oder der Dienstleistung, das
Lieferscheinwesen, die Rechnungskontrolle sowie die Bestätigung der
ordnungsgemäßen Erbringung der Leistung (Freigabe) hatte durch die
entsprechenden Organisationseinheiten (Hauptabteilung, Abteilung
etc.) der OSVI zu erfolgen.
Außerdem verfügte die OSVI über eine weitere Organisationsanweisung (2011-01) mit der Bezeichnung „Ablauf Bestellfreigabe von Investitionen aus dem Investitionsplan“.

Zl. KA-09839/2015

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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