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Demnach wurden die von der Stadtgemeinde Innsbruck und dem Land
Tirol finanzierten Investitionen und Sanierungen ausnahmslos durch die
Abteilung Facility Management abgewickelt. Für jede Investition waren
mindestens drei schriftliche Angebote einzuholen und das günstigste
Angebot der Geschäftsführung zur Freigabe vorzulegen.
Kennzahlen

Zur Abfrage von Kennzahlen hielt die OSVI fest, dass der Gesellschaft
Kennzahlberechnungen für die eingeschränkte Produktgruppe nicht
möglich war. „Bei diesem Minivolumen von durchschnittlich
€ 16.000,00 pro Jahr ist eine Aufgliederung pro Jahr nicht sinnvoll, da
z.B. Kopierer oder Arbeitskleidung nur in größeren Zeitabständen angeschafft werden und hier 2013 und 2014 nicht repräsentativ waren.“
Zudem wies die OSVI darauf hin, dass die von der Kontrollabteilung
mittels Erhebungsbogen abgefragten Warengruppen (Büroeinrichtung,
-maschinen und -material, Kopiergeräte, Fachliteratur sowie Dienstund Sicherheitsbekleidung) bedarfsbezogen bestellt wurden.

Lieferantenverwaltung
und Software

Die OSVI teilte der Kontrollabteilung mit, dass das von ihr genutzte
Warenwirtschaftsprogramm ORLANDO-WAWI einen Überblick über
sämtliche relevanten Daten aller mit der Gesellschaft in Verbindung
stehenden Geschäftspartner bzw. des gesellschaftseigenen Lieferantenstamms liefert. Aus diesem Grund wurde von der Gesellschaft auch
die Frage hinsichtlich der Führung einer Lieferantendatenbank affirmativ beantwortet.

Externe Dienstleister

Die Abfrage der Kontrollabteilung ergab, dass für Beschaffungsvorgänge der Gesellschaft keine externen Dienstleister herangezogen wurden.

Vergaberecht

Öffentliche Ausschreibungen im Sinne des Bundesvergabegesetzes
mussten von der OSVI für den in diesem Bericht erkundeten Bereich
Einkauf / Beschaffung nicht durchgeführt werden.
9 Congress und Messe Innsbruck GmbH

Aufbauorganisation

Die prüfungsrelevanten Einkäufe bzw. Beschaffungen wurden laut
Congress und Messe Innsbruck GmbH (CMI) überwiegend von der
Abteilung „Betriebsleitung & Verleihservice Congress Innsbruck, congresspark igls, Messe Innsbruck“ sowie der Assistenzstelle „Empfang
und Information“ abgewickelt.
Die CMI führte in den übermittelten Unterlagen aus, dass prinzipiell
einerseits zwischen Bestellungen des eigenen Betriebes bzw. Facilitäten (Anlagevermögen, Betrieb-, Instandhaltungs-, Servicierungs-, Mietund Versicherungsaufwand) und anderseits Bestellungen, die durch
den Veranstaltungsbetrieb veranlasst sind, wie Kongress-, Veranstaltungs- und Messeaufwand usw. zu unterscheiden war.

Personalausstattung

Eine Auswertung hinsichtlich der Personalausstattung für den prüfrelevanten Bereich konnte nicht eruiert werden.

Personalkosten

Im Rahmen der betriebsinternen Leistungserfassung erfolgte laut Auskunft der CMI keine Erhebung einer Leistungsart im Zusammenhang
mit „Einkauf / Beschaffung“. Daher konnten auch keine verbindlichen
Angaben über entsprechende Personalkosten gemacht werden.

Zl. KA-09839/2015

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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