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Im Zuge der jetzigen Einschau wurden die Einzelrechnungen des unter „Leitung umlegen“ verbuchten Rechnungsbetrages übermittelt. Es waren dies 9 Einzelrechnungen, von denen allerdings 3 bereits unter dem Titel „Kleinaufträge“ in der Abrechnungszusammenstellung erfasst waren. Somit handelte es sich dabei um Doppelverrechnungen, welche seitens der IIG & Co KG in Form einer Gutschrift an die Stadt refundiert werden sollten. Die verbleibenden Rechnungen betrafen Leitungsumlegungen im Bestandsgebäude, welche sich dem Hallenneubau (Eingangsbereich, Stiegenhaus, Lift) zuordnen ließen.
Vom ursprünglich in der Abrechnungszusammenstellung genannten Betrag in der
Höhe von rd. € 81.600,00 blieben nach div. Korrekturen letztlich nur rd. € 16.600,00
bestehen.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Im Zuge der Prüfung verwies die Kontrollabteilung auf einen Bericht des Jahres 2006,
in welchem die Empfehlung ausgesprochen wurde, mehr Augenmerk auf die Schnittstelle Technik - Buchhaltung zu legen, die Baukonten einer Nachkontrolle zu unterziehen sowie zusätzliche Kontrollmechanismen zu installieren. Im Gemeinderat wurde
daraufhin der Beschluss gefasst, seitens der Gesellschaft ein internes Kontrollsystem
zu installieren. Durch den Geschäftsführer wurde auf Grund dessen ein dementsprechendes Maßnahmenpaket erstellt, welches dem Aufsichtsrat der Gesellschaft zur
Kenntnis gebracht wurde. Hinkünftig waren die Rechnungen durch einen zweiten
Sachbearbeiter zu prüfen und die Baukonten quartalsweise zwischen Technik und
Rechnungswesen abzugleichen. Zudem sollte die Installierung eines FacilityManagement-Programms erfolgen, welches eine Einsichtnahme der angewiesenen
Rechnungen auch seitens der Technik ermögliche und somit die tatsächliche Bezahlung der in Rechnung gestellten Beträge für die Rechnungsprüfung kontrollierbar mache. In der Stellungnahme zum Bericht wurde seitens der Gesellschaft auf das Maßnahmenpaket verwiesen. Weiters wurden Verbesserungen durch fachliche Weiterentwicklung der Sachbearbeiter im Rechnungswesen, als auch durch die in Kürze in
Betrieb gehenden EDV-Maßnahmen erwartet.
Die o.a. Maßnahmen wurden dem Aufsichtsrat bereits Ende 2006 zur Kenntnis gebracht. Zum Zeitpunkt der Prüfung, also 1,5 Jahre später, wurde das genannte Facility-Programm noch nicht verwendet. Die Problematik an der Schnittstelle Technik Rechnungswesen war in unveränderter Weise evident. Ein EDV-Programm alleine
konnte aus Sicht der Kontrollabteilung auch nicht zur Lösung der genannten Probleme an der Schnittstelle ausreichen. Obwohl neben dem Geschäftsführer je ein Prokurist für den technischen wie auch den kaufmännischen Bereich in der Gesellschaft tätig war, wies die Schnittstelle Mängel und Versäumnisse auf. Die im Maßnahmenpaket
des Geschäftsführers genannte quartalsmäßige Abgleichung der Baukonten fand offensichtlich nicht statt, da ansonsten einige der o.a. Differenzen auffällig geworden
wären.
Im Zuge der Stellungnahme zur Follow up – Einschau 2008 wurde seitens der IIG &
Co KG eingeräumt, dass die quartalsmäßigen Abgleichungen zwischen Technik und
Buchhaltung trotz Anweisung nur vereinzelt durchgeführt wurden. Als Grund hierfür

Zl. KA-00287/2010

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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