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Im Rahmen der aktuellen Follow up – Einschau 2009 stellte die Geschäftsführung der
„IIG – Unternehmen“ der Kontrollabteilung drei Auszüge aus dem Firmenbuch (jeweils mit Stichtag 4.1.2010) zur Verfügung, woraus zu entnehmen war, dass sowohl
die IIG und die IISG als auch die IIG & Co KG ihre Jahresabschlüsse zum 31.12.2008
termingerecht am 23.9.2009 zum Firmenbuch eingereicht hatten und dort gleichzeitig
am 29.9.2009 eingetragen worden sind.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Im Rahmen der Unternehmensorganisation hat sich gezeigt, dass – abgesehen von
der grundsätzlichen Verantwortung der Geschäftsführung für die Bearbeitung der in
der IIG & Co KG anfallenden und zu bewältigenden Geschäftsvorgänge – die Unterstellungsverhältnisse etwa in Form einer Kompetenzabgrenzung nicht geregelt sind.
Die Kontrollabteilung hat zur Vermeidung allfälliger Reibungsverluste empfohlen, die
Zuständigkeiten für die beiden Prokuristen und den Geschäftsführer schriftlich festzulegen.
In der Stellungnahme wurde eine Umsetzung dieser Empfehlung signalisiert, wobei es
im Hinblick auf den anstehenden Geschäftsführerwechsel dem neuen Geschäftsführer
vorbehalten werden sollte, eine Zuständigkeitsabgrenzung vorzunehmen.
Als Feedback zur Follow up – Einschau 2009 wurde der Kontrollabteilung nun ein vom
Aufsichtsrat der IIG am 14.7.2009 beschlossener Geschäftsverteilungsplan, welcher
die Zusammenarbeit zwischen Prokuristen und Geschäftsführer regelt, vorgelegt.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Die Kontrollabteilung nahm im Rahmen der damaligen Prüfung u.a. eine stichprobenartige Verifizierung der Betriebs- und Heizkostenabrechnung 2007 des städtischen
Rathauses vor. Vorweg wurde dazu angemerkt, dass die Verrechnung und Aufteilung
aller nicht unmittelbar zuordenbaren Betriebskosten des gesamten Gebäudekomplexes (Bürogebäude, Shops, Hotel, Cafes und Restaurants) von einem privaten Immobilienverwalter, welcher vom Betreiber der „Rathausgalerien“ (RPG) beauftragt worden
ist, abgewickelt wird.
Unter anderem führte die Kontrollabteilung in Anlehnung an eine – anlässlich der seinerzeitigen Prüfung erstellte – Auswertung der MA I - Amt für Information und Organisation eine Überprüfung der Flächenzusammenstellung(en) durch. Dabei ergaben
sich sowohl beim „alten“ Rathaus (Gebäude Maria-Theresien-Straße 18 und Fallmerayerstraße 1) als auch beim „neuen“ Rathaus (Neubau) zum Teil erhebliche Differenzen zu den von der IISG und dem privaten Immobilienverwalter im Rahmen der Betriebs- und Heizkostenabrechnungen 2007 verwendeten Nutzflächen. Auffallend waren dabei vor allem große Abweichungen im Bereich des 4. Stockwerkes des Hauses
Maria-Theresien-Straße 18 und im Bereich des 7. Stockwerkes des Neubaues.

Zl. KA-00287/2010

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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