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Zur Erstellung eines „Vergabevermerkes“ normiert die Compliance-Richtlinie wie
folgt:
Vergabevermerk
Am Ende jedes Vergabeverfahrens hat die ausschreibende Dienststelle über den vergebenen Auftrag einen
Vergabevermerk anzufertigen, der zumindest
den Namen und die Anschrift der Stadt Innsbruck als Auftraggeberin,
den Gegenstand und den Wert des Auftrages,
die Namen der berücksichtigten Unternehmen und die Gründe für ihre Auswahl,
die Namen der Unternehmen, deren Angebote ausgeschieden wurden, sowie die Ausscheidensgründe und

den Namen des erfolgreichen Unternehmens sowie die Gründe für die Auswahl seines Angebotes
umfasst.

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Vor dem Hintergrund der im Rahmen der Compliance-Richtlinie bestehenden Vorgaben stellte der Stadtrechnungshof fest, dass in den vorliegenden Prüfungsunterlagen zu den erteilten Aufträgen weder „verfahrenseinleitende Aktenvermerke“
noch „Vergabevermerke“ enthalten waren.

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Mangels derartiger Dokumentationen in den für die Einschau des Stadtrechnungshofes verfügbaren Prüfungsunterlagen konnte eine Bewertung der Auftragsvergabe an das betroffene Unternehmen durch ihn letztlich nicht erfolgen.
Für den Stadtrechnungshof war es somit nicht möglich, Prüfungserkenntnisse über
die folgenden wesentlichen Aspekte und Fragestellungen zu erlangen:
 Weshalb wurde das leistungsausführende Unternehmen mit der Auftragsvergabe
bedacht?
 Erfolgte dabei eine Markt- bzw. Angebotssondierung im Hinblick auf andere
leistungsfähige Unternehmen für den konkreten Auftrag?
 Erfolgte die Einholung von Alternativ- bzw. Vergleichsangeboten?
 Erfolgte die Beurteilung der Angemessenheit des Angebotspreises des leistungsausführenden Unternehmens?
 Wie hoch war der geschätzte Auftragswert des Gesamtauftrages (inkl. allfälliger
künftig geplanter Beauftragungen)? Leitete sich daraus die Notwendigkeit eines
Stadtsenatsbeschlusses ab?

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Der Stadtrechnungshof empfiehlt der Magistratsdirektorin gegenüber sämtlichen
Fachdienststellen des Stadtmagistrates, die Compliance-Richtlinie für den ordnungsgemäßen Dienst beim Stadtmagistrat in Erinnerung zu rufen. Insbesondere
die im Wege des Moduls „Umgang mit öffentlichen Aufträgen – Vergaberecht“
bestehenden Prüfungs- und vor allem Dokumentationsbestimmungen erachtet der
Stadtrechnungshof nicht zuletzt für eine nachgängige Kontrolle bzw. Überprüfung
als essentiell.
Reaktion im Anhörungsverfahren:
Magistratsdirektion
„Die Magistratsdirektorin gab bekannt, dass der Empfehlung des Rechnungshofes
entsprochen wird.“

Zl. MagIbk/64806/KA-PR/1

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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