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Hinsichtlich der restlichen Geschäftsfälle wurden die Aufträge überwiegend schriftlich per E-Mail erteilt. Das Referat „Recruiting und Digitalisierung“ übermittelte dem Stadtrechnungshof hierzu den jeweiligen
Schriftverkehr.
Bei drei geprüften Geschäftsfällen erfolgte die Auftragserteilung weder
über das Buchhaltungsprogramm noch konnte dem Stadtrechnungshof
ein diesbezüglicher Schriftverkehr vorgelegt werden. Die Referatsleitung
„Recruiting und Digitalisierung“ begründete dies im Wesentlichen damit,
dass die damals handelnden Personen zwischenzeitlich nicht mehr im
städtischen Dienst stünden und ein Zugriff auf deren Unterlagen nicht
mehr möglich sei.
Der Stadtrechnungshof empfahl, die Bestell- und Beschaffungsvorgänge
künftig gemäß dem Rundschreiben des Magistratsdirektors vom
20.12.2018 einheitlich über das Buchhaltungsprogramm abzuwickeln.
Im Anhörungsverfahren teilte sowohl das Amt für Personalwesen der
MA I als auch das Amt für Allgemeine Sicherheit und Veranstaltungen
der MA II mit, dass der Empfehlung entsprochen wird.
Dokumentation iSd
Gemäß den Vorgaben der Compliance-Richtlinie wären die ausschreiCompliance-Richtlinie – benden Dienststellen bei den Auftragsvergaben dazu verpflichtet geweEmpfehlung
sen, zu Beginn jedes Vergabeverfahrens die einzukaufende Leistung zu

beschreiben, den geschätzten Auftragswert zu ermitteln und auf dieser
Grundlage eine geeignete Verfahrensart auszuwählen. Diese Schritte
wären durch den jeweiligen Sachbearbeiter in einem verfahrenseinleitenden Aktenvermerk zu dokumentieren gewesen. Darüber hinaus
hätte dieser Aktenvermerk vom nächsthöheren Vorgesetzten unterzeichnet und anschließend sorgfältig aufbewahrt werden müssen.
Zudem wäre die jeweilige ausschreibende Dienststelle dazu verpflichtet
gewesen, am Ende des Vergabeverfahrens einen Vergabevermerk zu
erstellen.
Abweichend davon konnte dem Stadtrechnungshof weder das Referat
„Recruiting und Digitalisierung“ der MA I noch das Amt für Allgemeine
Sicherheit und Veranstaltungen der MA II entsprechende verfahrenseinleitende Aktenvermerke für die bezogenen Leistungen respektive die
geprüften Geschäftsfälle vorlegen. Ein Vergabevermerk konnte dem
Stadtrechnungshof nur für den Geschäftsfall Nr. 18 vorgelegt werden.
Ob die Dienststellen bei den Vergabeverfahren gesetzeskonform vorgegangen sind, konnte vom Stadtrechnungshof aufgrund unvollständiger
oder fehlender Dokumentation der Verfahrensschritte letztlich bei
keinem der ausgewählten Geschäftsfälle (vollumfänglich) überprüft
werden.
Der Stadtrechnungshof empfahl daher, künftig für eine den Vorgaben der
Compliance-Richtlinie entsprechende Dokumentation der Vergabeverfahren Sorge zu tragen und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen,
damit diese Dokumentation auch nach einem personellen Wechsel noch
zur Verfügung steht.

Zl. MagIbk/66183/KA-PR/6

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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