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Bestellvorgang

Mit Rundschreiben des Magistratsdirektors (vom 22.12.2004, Zl.
I-MD-327e/2004 wurde die Abwicklung der Bestellungen im Magistrat
der Stadt Innsbruck vereinheitlicht. Der vom Mitarbeiter ausgefüllte
Bestellschein ist an den Anordnungsberechtigten (AOB) der jeweiligen
Voranschlagspost zu übermitteln, der die sachliche Richtigkeit der Beschaffung mit der elektronischen Weiterleitung des Bestellscheines an
das Referat Einkauf und Allgemeine Servicedienste bestätigt.
Nach Einlangen des Bestellscheines beim Referat Einkauf und Allgemeine Servicedienste werden nach allfälliger weiterer Klärung von Details entweder Artikel aus dem Lager direkt abgegeben und sofort zugestellt oder nicht lagernde Artikel bestellt.
Die Bestellung erfolgt laut Aussage des Referatsleiters nach Möglichkeit bei Lieferanten, die bei der Bundesbeschaffung GmbH (BBG) gelistet sind. Für Produkte, die über die Lieferanten der BBG nicht abrufbar sind, werden Angebote eingeholt und nach Prüfung ein Zuschlag
erteilt.
Nach Erhalt der bestellten Ware, Prüfung der Vollständigkeit und des
ordnungsgemäßen Zustandes durch das Referat Einkauf und Allgemeine Servicedienste wird die Ware der jeweiligen Dienststelle zugestellt.

Anordnungsberechtigung –
Empfehlung

Die Verbuchung (bzw. Erstellung von Einnahme- und Auszahlungsanordnungen) der gekauften Gegenstände im städtischen Buchhaltungsprogramm erfolgte durch das Referat Einkauf und Allgemeine Servicedienste auf den jeweiligen Unterabschnitten und betreffenden Voranschlagsposten.
Recherchen der Kontrollabteilung ergaben, dass in der städtischen
Buchhaltung für die Zeichnungsberechtigungen von Einnahme- bzw.
Auszahlungsanordnungen Unterschriftenprobeblätter auflagen, um bei
der Vielzahl der Anordnungsberechtigten eine Verifizierung der jeweiligen Signatur zu gewährleisten.
Dabei stellte die Kontrollabteilung fest, dass im Amt für Rechnungswesen zum Prüfungszeitpunkt (Oktober 2015) eine Unterschriftenprobe
des Referatsleiters und seiner beiden Mitarbeiter nur für den im städtischen Voranschlag vorgesehenen Unterabschnitt 013010 „Beschaffung“ bzw. für die AOB 1500 evident war. Für alle anderen von den
Mitarbeitern des Produktes „Einkauf“ tatsächlich bewirtschafteten Unterabschnitte (Vps) waren die erforderlichen AOBs nicht aktenkundig.
Auch der bereits genannte § 17 MGO, mit welchem die Beschaffung
aller für den Dienstbetrieb erforderlichen beweglichen Sachen durch
eine im Magistrat der Stadt Innsbruck organisatorisch zentral eingerichtete Dienststelle geregelt wurde, enthielt aus Sicht der Kontrollabteilung keine Richtlinie betreffend die AOB im Zusammenhang mit der
Bewirtschaftung von Voranschlagsposten.
Die Kontrollabteilung regte daher an, die Mitarbeiter des Produktes
„Einkauf“ mit der entsprechenden AOB bezüglich sämtlicher von ihnen
zu bewirtschaftenden Voranschlagsposten auszustatten und die Unterschriftsbefugnis in schriftlicher Form festzulegen.

Zl. KA-09839/2015

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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