Gesamter Text dieser Seite:
Die Umsetzung dieser Anregung wurde seitens der betroffenen
Dienststelle mit der geplanten Einführung eines neuen EDVProgrammes zugesichert.
Kennzahlen

Die spezifischen Kennzahlen des Produktes „Einkauf“ der Jahre 2014
und 2013 wurden der Kontrollabteilung vom Referatsleiter im Zuge der
Beantwortung des Erhebungsbogens übermittelt.
Aus den zur Verfügung gestellten Kennzahlen war ersichtlich, dass die
internen Beauftragungen im Jahr 2014 mit 2.311 Bestellungen gegenüber 2013 mit 2.395 Aufträgen geringer ausfielen. Die durchschnittlichen Kosten eines Bestellvorganges wurden vom Referat Einkauf und
Allgemeine Servicedienste im Jahr 2013 mit € 62,15 und im Jahr 2014
mit € 64,25 berechnet.
An Lieferanten wurden 2013 insgesamt 1.602 und 2014 gesamt 1.532
Aufträge erteilt. Des Weiteren konnte mittels der Kennzahlen die Anzahl der schriftlich eingeholten Angebote eruiert werden. Im Jahr 2013
wurden 243 und im darauffolgenden Jahr 242 Angebote eingeholt.
Eine zur Verfügung gestellte Auswertung der prüfungsrelevanten Artikelgruppen zeigte eine Gesamtbruttosumme von € 577.220,36 im Jahr
2014 und € 671.061,94 im Jahr 2013.
Bezüglich der Auswertungen führte der Leiter des Referates Einkauf
und Allgemeine Servicedienste aus, dass einzelne Artikelgruppen
grundsätzlich bekannt waren, aber mit der vorhandenen Software
(bzw. dem zur Verfügung stehenden Buchhaltungsprogramm) nicht
automatisch abgefragt werden konnten. Des Weiteren waren Auswertungen nur mit den vorgeschriebenen Bruttobeträgen möglich.

Externe Dienstleister

Die Pauschalen für externe Einkaufsdienstleister (BBG, Gemnova
Dienstleistungs GmbH) beliefen sich im Jahr 2014 auf € 600,00 und im
Jahr 2013 auf € 2.490,00.
Kostenintensive Warengruppen wie Toner und Büromöbel wurden –
laut den Erläuterungen des genannten Referatsleiters – über die Abrufverträge der Bundesbeschaffung GmbH (BBG) abgewickelt.

Lieferantenverwaltung
und Software

Das Referat Einkauf und Allgemeine Servicedienste verwendete zum
Zeitpunkt der Prüfung durch die Kontrollabteilung die städtische Buchhaltungssoftware. Bei diesem Programm sind keine spezifischen Daten
(z.B. Lieferkonditionen, Skonti) bzw. Auswertungen im Sinne eines
Warenwirtschaftsprogramms verfügbar bzw. möglich.

Vergaberecht

Das Referat Einkauf und Allgemeine Servicedienste wies in der Beantwortung des erwähnten Fragebogens darauf hin, dass mit der Verordnung des Bundeskanzlers vom 18.11.2014 betreffend die Anpassung von im Bundesvergabegesetz 2006 festgesetzten Schwellenwerten – Schwellenwerteverordnung 2012 (gültig bis vorerst 31.12.2016) –
die Möglichkeit zur Wahl der Direktvergabe bei Lieferaufträgen unter
€ 100.000,00 geschaffen wurde. In den Jahren 2013 und 2014 waren

Zl. KA-09839/2015

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

7