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Nicht beanspruchte
Skontoabzugsmöglichkeit

Die Kontrollabteilung hat eine Auszahlungsanordnung des Amtes für
Kinder- und Jugendbetreuung geprüft, mit der die Kosten für Keilrahmenbilder in Höhe von € 230,85 beglichen worden sind. Die Bezahlung
der Rechnung erfolgte ohne die angebotene 2 %-ige Skontoabzugsmöglichkeit. Die Kontrollabteilung empfahl aus prinzipiellen Gründen,
von Lieferanten angebotene Skontoabzugsmöglichkeiten lückenlos
auszunutzen. In ihrer dazu abgegebenen Stellungnahme erklärte die
betroffene Dienststelle die näheren Umstände der Nichtbeanspruchung
der Skontoabzugsmöglichkeit. Darüber hinaus wurde darauf hingewiesen, dass alle mit dem Rechnungswesen betrauten Mitarbeiter angehalten worden wären, gewährte Skonti grundsätzlich zu berücksichtigen.

Anschaffung eines
mobilen Fahrzeugeinrichtungssystems

Im Rahmen der Belegkontrollen hat die Kontrollabteilung den Anschaffungsvorgang eines mobilen Fahrzeugeinrichtungssystems für ein
Dienstfahrzeug der Mobilen Überwachungsgruppe (MÜG) überprüft. In
diesem Zusammenhang war zu beanstanden, dass der von der Lieferfirma angebotene Skontoabzug nicht lukriert worden ist. Die Kontrollabteilung hat empfohlen, den von den Firmen angebotenen Zahlungskonditionen künftig besonderes Augenmerk zuzuwenden.
Im Anhörungsverfahren wandte die geprüfte Dienststelle ein, dass die
gegenständliche Rechnung erst zwei Tage nach Ablauf der Skontofrist
bei ihr eingelangt sei und deshalb der Skontoabzug nicht mehr in Anspruch genommen hätte werden können. Seitens des Amtes bestünde
kein Einfluss auf eine rasche Übermittlung von Rechnungen durch Lieferanten.

Periodengerechte
Abrechnung

Anlässlich der Überprüfung zweier Rechnungen betreffend die Verrechnung von Personalkosten, welche der ISD im Zusammenhang mit
der Freizeitbetreuung für den Tagesheimbetrieb in den Innsbrucker
Pflichtschulen erwachsen waren, hat die Kontrollabteilung festgestellt,
dass die Auszahlungsvorgänge zu Lasten des Haushaltsjahres 2013
abgewickelt wurden, obwohl die Leistungen im November und Dezember 2013 erbracht worden sind. Die Kontrollabteilung wies in diesem
Zusammenhang auf die zum Jahresabschluss 2013 seitens der Frau
Bürgermeisterin ergangenen Verfügung hin und empfahl, die periodengerechte Erfassung und Verbuchung von Aufwendungen zu beachten.
In der Stellungnahme wies die geprüfte Dienststelle darauf hin, dass
die beiden Rechnungen am 15. Jänner im Amt eingelangt seien. Die
anschließende Prüfung auf die sachliche und rechnerische Richtigkeit
durch das Referat Bezirksschulangelegenheiten habe eine gewisse
Zeit in Anspruch genommen, so dass die Rechnungen erst am
20. Februar weiter bearbeitet und gebucht hätten werden können. Zu
diesem Zeitpunkt habe nicht mehr auf das alte Buchungsjahr zugegriffen werden können.
Die Kontrollabteilung anerkannte durchaus eine sorgfältige Prüfung der
Fakturen auf deren sachliche und rechnerische Richtigkeit, vertrat aber
die Meinung, dass dies auch in weniger als fünf Wochen zu bewerkstelligen sein sollte. Aus der Sicht der Kontrollabteilung hätte daher eine
(periodengerechte) Erfassung im alten Rechnungsjahr, natürlich unter
der Voraussetzung eines ausreichenden Deckungsansatzes, ohne
Weiteres möglich sein sollen.

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Zl. KA-03947/2014

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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