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IT-System, welches lt. Stellungnahme der Gesellschaft mit 1.1.2009 in
Echtbetrieb geht, reduziert die Zahl der Aufträge um ein Vielfaches.
Ausschlaggebend hierfür ist, dass die Auftragsvergabe künftig nach
dem Kostenträgerprinzip ablaufen wird.
Jahresaufträge

Bei den Jahresaufträgen handelt es sich um jene Aufträge, auf denen
wiederkehrende Leistungen erfasst werden. Sie werden einmalig angelegt und mit ihrem Erstellungsdatum fortgeführt. Dies ist u.a. auch ein
Grund, weshalb Aufträge, wie bereits erwähnt, aus dem Jahr 1995 und
den Folgejahren ausgewiesen werden. Bei der Prüfung der Jahresaufträge stellte die Kontrollabteilung fest, dass in einigen Fällen Aufträge
nur fallweise mit Leistungen versehen worden sind. Aufgrund der in
diesem Zusammenhang getroffenen Feststellung hat die Kontrollabteilung empfohlen, das Erfordernis für das Aufrechterhalten jedes einzelnen Jahresauftrages zu überprüfen. Hierzu gab die Gesellschaft im Anhörungsverfahren bekannt, dass im Rahmen der Systemumstellung
eine Evaluierung und Neufestsetzung der Jahresaufträge geplant ist.

Abgeschlossene
Aufträge

Die Einschau betreffend die abgearbeiteten bzw. abgeschlossenen Aufträge zeigte, dass zum Stichtag 9.6.2008 insgesamt 248 Aufträge zwar
abgeschlossen waren, aber noch nicht der Finanzbuchhaltung zur Fakturierung freigegeben worden sind. Im Konnex dazu hielt die
Kontrollabteilung positiv fest, dass noch während der Prüfung ein
Großteil der Aufträge, nämlich rd. 150 Stück, einer Bearbeitung zugeführt und in weiterer Folge dem Debitor in Rechnung gestellt worden
sind. Hierbei handelte es sich hauptsächlich um Schadensverrechnungen mit einem Gesamtvolumen von ca. € 230, 0 Tsd.
Eine neuerliche Einschau in diese Liste zum Zeitpunkt 26.6.2008 hat
ergeben, dass 106 Aufträge abgeschlossen, jedoch noch nicht fakturiert waren. Rund 75 dieser Aufträge betrafen Versicherungsfälle, wobei sich diese Summe vorwiegend aus der Schadensverrechnung an
Dritte und aus den Eigenschäden der Inn-Bus zusammensetzte. Hierzu
empfahl die Kontrollabteilung, die Liste der nicht fakturierten Aufträge
in regelmäßigen Abständen zu durchforsten und diese nach Absprache
bzw. Abklärung mit den involvierten Organisationseinheiten ehest der
Finanzbuchhaltung zur Fakturierung freizugeben. Hinsichtlich dieser
Empfehlung erhielt die Kontrollabteilung die Auskunft, dass die Ablaufprozesse im Rahmen der Systemumstellung neu definiert und erheblich
gestrafft werden.

Offene Aufträge

Zl. KA-06120/2008

Was die offenen Aufträge anbelangt, hat die Kontrollabteilung u.a.
bemängelt, dass Aufträge zum einen hinsichtlich kleinerer Schäden aus
vergangenen Jahren nicht sofort behoben, sondern im Zuge der Jahresinspektion oder einer Großreparatur mitverarbeitet worden sind.
Zum anderen wurden Aufträge noch mit dem Status „offen“ geführt,
obwohl der Schaden bereits repariert worden ist. Darüber hinaus sind
vereinzelt Aufträge mit Direktleistungen (Materialzukauf) bebucht worden, eine Arbeitsleistung war bis zum Prüfungszeitpunkt jedoch nicht
enthalten. Außerdem wurden Aufträge an Dritte auffällig,

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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