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Im Rahmen ihrer Stichprobe bei den Förderungsvereinbarungen zur mittelfristigen
Finanzierung von Kultureinrichtungen hat die Kontrollabteilung u.a. auch überprüft,
ob die Subventionsnehmer vereinbarungsgemäß zu Jahresbeginn 2007 und 2008 einen Budget- oder Finanzplan samt einer Programmvorschau vorgelegt bzw. spätestens drei Monate nach Abschluss des Kalenderjahres 2007 eine detaillierte Jahresabrechnung anhand von Originalbelegen in Höhe der Förderungssumme sowie eine Gesamteinnahmen- und Gesamtausgabenübersicht beigebracht haben.
Als Ergebnis dieser Stichprobe konnte einerseits positiv festgehalten werden, dass in
allen überprüften Fällen sowohl Budget-, Finanzpläne oder Kalkulationsunterlagen als
auch Programmvorschauen, Spielpläne oder Jahresprogramme im Subventionsakt
enthalten waren. Anderseits bemängelte die Kontrollabteilung, dass die für die Vorlage der detaillierten Jahresabrechnungen maßgebliche Frist (bis 31.3. des Folgejahres)
von verschiedenen Förderungsnehmern nicht eingehalten worden war. Die Kontrollabteilung empfahl auch in diesem Zusammenhang, die säumigen Subventionsnehmer
in Zukunft so rechtzeitig an ihre Bringschuld zu erinnern, dass die geforderten Unterlagen in jedem Fall spätestens drei Monate nach Abschluss des Kalenderjahres im
Amt für Kultur zur Einsichtnahme und Prüfung vorliegen. Im Anhörungsverfahren dazu versicherte die (ehemalige) Leiterin des Amtes für Kultur, dass sie der Empfehlung
der Kontrollabteilung künftig entsprechen werde.
Im Anhörungsverfahren zur Follow up - Einschau 2008 teilte das Amt für Kultur mit,
dass auch im Zusammenhang mit den mittelfristigen Förderungsvereinbarungen am
16.2.2009 ein bereits erstelltes Erinnerungsschreiben an all jene SubventionsempfängerInnen versandt wird, die erfahrungsgemäß dem termingerechten Subventionsnachweis nicht nachkommen.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

6.2 Bericht über die Prüfung von Teilbereichen der Gebarung 2007
des Referates Medienservice
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Die Kontrollabteilung hat eine Prüfung von Teilbereichen der Gebarung 2007 des Referates Medienservice vorgenommen und hierüber mit Datum 2.6.2008, Zl.
KA-04520/2008, einen Bericht erstellt.

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Zur haushaltsmäßigen Abwicklung hat die Kontrollabteilung ausgeführt, dass die Gebarung aus steuertechnischen Gründen über zwei Teilabschnitte, nämlich Pressestelle
und Amtsblatt abgewickelt wird. Laut Auskunft des für das Referat zuständigen Amtsvorstandes kommen 62 % aller Sachausgaben des Referates im Hoheitsbereich
(Pressestelle) und 38 % im Unternehmensbereich (Amtsblatt) zur Verbuchung, wobei
dieser Aufteilungsschlüssel im Rahmen einer seinerzeit durch die Finanzabteilung veranlassten Erhebung vom damaligen Vorstand des Amtes für Finanz- und
Rechnungswesen ermittelt worden sei. Mit Ausnahme einer nicht kommentierten Excel-Tabelle konnten schriftliche Unterlagen hierüber nicht vorgelegt werden, sodass
die dem Aufteilungsschlüssel zugrunde liegenden Motive nicht verifiziert werden
konnten. Auch im Bereich der MA IV waren diesbezüglich keine Aufzeichnungen
(mehr) existent.

ZI. KA-01203/2009

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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