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Allgemeine
Protokollführung

Im Zuge der Verifizierung der Einhaltung der Fristen für die Prüfung
und Feststellung der Jahresabschlüsse aller drei Gesellschaften war für
die Kontrollabteilung primär auffällig, dass in den eingesehenen Protokollen über die AR-Sitzungen und Generalversammlungen mehrmals
Unschärfen in Bezug auf die Zuordnung zu den einzelnen Gesellschaften feststellbar waren.
Die Kontrollabteilung verkannte nicht das Naheverhältnis dieser drei
Gesellschaften einschließlich der Ähnlichkeit der Firmenwortlaute sowie
den Umstand, dass die Sitzungen der angesprochenen Gremien (Aufsichtsrat der IIG und IISG, Generalversammlung der IIG & Co KEG, IIG
und IISG) meist am gleichen Tag stattgefunden haben, empfahl
allerdings dazu nicht nur im Hinblick auf die Bedeutung und Dringlichkeit einer klaren Abgrenzung zwischen den Unternehmen, sondern
auch aus Gründen der Transparenz und des Informationsgehaltes, die
Protokolle in Zukunft so zu erstellen, dass sie und insbesondere der
Inhalt ihrer Beschlüsse exakt jeder einzelnen Gesellschaft zugeordnet
werden können und damit der jeweilig handelnde Rechtsträger eindeutig erkennbar wird.
In Verbindung damit versicherte die Geschäftsführung in ihrer Stellungnahme, dass die Empfehlung der Kontrollabteilung in Zukunft beachtet werde.

Offenlegung

Das in den §§ 277 und 278 UGB verankerte Gebot zur Offenlegung des
Jahresabschlusses binnen neun Monaten nach dem Bilanzstichtag haben die IIG und die IISG im Jahr 2007 (für ihre Bilanzen über das Geschäftsjahr 2006) verspätet erfüllt. Die Jahresabschlüsse per
31.12.2007 samt den erforderlichen Beilagen waren bis zum
Prüfungszeitpunkt Anfang Oktober 2008 dem Firmenbuchgericht noch
nicht gemeldet gewesen.
Die Kontrollabteilung empfahl, künftig die gesetzliche Frist von längstens neun Monaten zur Einreichung eines Jahresabschlusses beim Firmenbuchgericht einzuhalten. Im Anhörungsverfahren dazu teilte die
Geschäftsführung der Kontrollabteilung mit, dass die Jahresabschlüsse
2007 durch den Steuerberater der Gesellschaften zum 30.10.2008 beim
Firmenbuch offen gelegt worden seien.
3 Organisationsstruktur

Aufbauorganisation

Zl. KA-09482/2008

Die Organisationsstruktur der Gesellschaft (IIG & Co KEG) wurde in der
Vergangenheit mehrmals adaptiert und den betrieblichen Erfordernissen angepasst. Laut derzeit gültigem Organigramm bildet die Geschäftsführung, bestehend aus dem Geschäftsführer und den beiden
Prokuristen, eine zentrale Organisationseinheit, welcher eine Stabstelle
angegliedert ist. Dieser Zentralstelle nachgeordnet sind sodann drei
Kernbereiche, denen wiederum drei, in etwa mit den städt. Amtsebenen vergleichbare, Bereiche sowie sieben Referate untergeordnet waren.

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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