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Inhalt des Vertrages

Der Vertragsgegenstand umfasst sowohl die Software-Lizenzen als
auch die Software Assurance (= die Wartung bzw. das Recht, neueste
Versionen einzusetzen). Im Detail handelt es sich um MS Core CAL
Lizenzen inkl. True up Möglichkeit, um MS Serverprodukte sowie um
MS TechNet Plus (= ein umfassendes Techniktool und Zugriff auf alle
Testversionen und MS Entwicklerplattformen).

MS Core CAL Lizenzen

Die Kontrollabteilung überprüfte im Konnex damit die Abwicklung der
Abrechnungen der MS Core CAL Lizenzen inkl. True up Möglichkeit im
Rahmen des Microsoft – Enterprise Agreements in den Jahren 2009
bis 2011.
Die Kosten in diesem Segment des Vertrages basieren auf der Anzahl
der Desktop-PCs im Stadtmagistrat Innsbruck und sind in drei jährliche
Zahlungen aufgeteilt, wobei die erste Rate mit Vertragsabschluss, alle
weiteren zum jeweiligen Jahrestag des Vertrages fällig werden. Zusätzlich erworbene Desktops werden erst am Ende eines Vertragsjahres
mit einer sog. „True up Bestellung“ gemeldet.

Erstbestellung

Mit Datum 17.12.2008 bestellte der Stadtmagistrat Innsbruck, damaliges Amt für Information und Organisation, 700 Stück Microsoft
EA-Lizenzen gemäß dem in dieser Angelegenheit gelegten Anbot
(auch) vom 17.12.2008. Die Abwicklung und Rechnungslegung erfolgte
über die von der BBG als Lieferant genannte Firma. Der Stadtmagistrat
Innsbruck überwies mit Auszahlungsanordnung vom 22.01.2009 (brutto) € 149.179,80 zu Lasten des Haushaltsjahres 2008. Verbucht wurde
diese Ausgabe – prozentuell aufgeteilt – in allen von der Beschaffung
tangierten Unterabschnitten, und zwar jeweils auf der Vp. 070180 –
EDV Programme S130, lediglich im Unterabschnitt 011110 Besoldung
wurde der Anteil am Microsoft Enterprise Agreement für das erste Vertragsjahr irrtümlicherweise auf der HH-Stelle 728990 – Entgelte für
sonstige Leistungen – EDV S130 erfasst. Die Kontrollabteilung empfahl, künftig auf eine korrekte Verbuchung zu achten. Der Vorstand des
Amtes für Informationstechnologie und Kommunikationstechnik versicherte in seiner Stellungnahme zu diesem Thema, dass künftig der
Empfehlung der Kontrollabteilung nachgekommen werde.

True up Bestellung
(am Ende des ersten
Vertragsjahres) –
„True up Year 1“

Den in diesem Zusammenhang einschlägigen Aufzeichnungen entnahm die Kontrollabteilung, dass im Dezember 2009 bereits evident
war, dass im Frühjahr 2010 fünf neue PCs – und damit fünf neue Microsoft EA-Lizenzen – für fünf zusätzliche Arbeitsplätze im Stadtmagistrat Innsbruck benötigt werden. Der Termin für die damalige True-up
Bestellung war anscheinend zufolge dem in dieser Angelegenheit geführten Mailverkehr nicht eindeutig klar, wurde deshalb mehrfach hinterfragt und letztlich noch im Dezember 2009 wahrgenommen. Grundsätzlich ist jedoch vereinbart, dass neu erworbene PCs immer in dem
Vertragsjahr, in dem die Anschaffung erfolgt ist, bis spätestens zum
Ende dieses Vertragsjahres nachgemeldet werden müssen. Das bedeutet konkret in diesem Fall, dass die im Frühjahr 2010 neu dazugekommenen Desktops nicht bereits im Jahr 2009, sondern erst spätestens zum 31.12.2010 nachgemeldet hätten werden müssen. Durch
diese – in einem E-Mail des (ehemaligen) Amtes für Information und
Organisation vom 29.12.2009 bezeichnete – kurzfristige „Überlizenzierung“ verteuerte sich der Preis für die fünf neuen Microsoft
EA-Lizenzen um rd. € 600,00.

Zl. KA-10928/2011

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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