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wurde diese Transaktion für die Kontrollabteilung trotz des aus monetärer Sicht geringen Betrages aus dem Grund, da mit dieser Auszahlung Mahnspesen beglichen
worden sind.
Wie die weiterführende Prüfung der Kontrollabteilung zeigte, bezogen sich diese
Mahnspesen auf die verspätete Bezahlung einer Faktura für den Abrechnungsmonat April 2019. Insgesamt stellte die Kontrollabteilung fest, dass bis zum Prüfungszeitpunkt Mitte September 2019 hinsichtlich der betroffenen Kundennummer an den
Mobilfunkanbieter drei Mahnbeträge in einer Gesamthöhe von € 30,00 (somit jeweils € 10,00) zur Auszahlung gelangt sind.
Die Kontrollabteilung empfahl der betroffenen Dienststelle für die Zukunft, die amtsinterne Organisation in Bezug auf die rechtzeitige Bezahlung von Eingangsrechnungen so zu gestalten, dass Mahnspesen jedenfalls vermieden werden können. Im
seinerzeitigen Anhörungsverfahren bestätigte das Amt für Bürgerservice und Außenbeziehungen, dass die maßgeblichen Abläufe geschärft worden seien.
Eine anlässlich der aktuellen Follow up – Einschau 2020 von der Kontrollabteilung
stichprobenhaft vorgenommene Verifizierung aktueller Mobilfunkrechnungen des
betroffenen Amtes zeigte eine Begleichung der Rechnungen ohne Mahnspesen.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Bei ihren Abstimmungsarbeiten zum oben angeführten Beleg wurde die Kontrollabteilung auf eine weitere Auszahlungsanordnung an das Mobilfunkunternehmen (betreffend eine andere Kundennummer) aufmerksam, mittels welcher unter anderem
ebenfalls Mahnspesen (€ 10,00) bezahlt worden sind. Weiterführende Recherchen
der Kontrollabteilung brachten das Ergebnis, dass die betreffende Faktura des Mobilfunkanbieters nach Einschätzung der Kontrollabteilung termingerecht bezahlt
worden ist. Aus diesem Grund zeigte sich die Kontrollabteilung darüber verwundert,
dass vom Mobilfunkanbieter in dieser Sache Mahnspesen zur Verrechnung gelangt
sind.
Die Kontrollabteilung empfahl der betroffenen Dienststelle, diese Angelegenheit zu
überprüfen und die bezahlten Mahnspesen bei Zutreffen des von der Kontrollabteilung detailliert beschriebenen Sachverhaltes vom Mobilfunkanbieter gegebenenfalls
zurückzufordern.
In der dazu seinerzeit abgegebenen Stellungnahme wurde darüber informiert, dass
das Amt alle Mahnbeträge (somit auch die vom Mobilfunkanbieter aus Sicht der
Kontrollabteilung zu recht verrechneten) zurückerhalten habe bzw. werde. Dies auf
der Grundlage einer vorgenommenen Überprüfung durch das betroffene Amt.
Im Rahmen der Follow up – Einschau 2020 überzeugte sich die Kontrollabteilung
von der Vornahme der beschriebenen Rückerstattung von Mahnspesen. Für die
Kontrollabteilung war dabei ersichtlich, dass vom Mobilfunkanbieter auch Rückerstattungen aus Kulanzgründen erfolgt sind.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

Zl. KA-00047/2021

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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