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MA I / Allgemeine Verwaltungsdienste in den Aufgabenbereich des Büros des Bürgermeisters übergingen. Zugleich wurde anstelle des besagten Amtes das neue Amt für Bürgerservice und Außenbeziehungen gebildet, welches wiederum Aufgaben im Bereich der internationalen und
europäischen Angelegenheiten vom Büro des Bürgermeisters übernommen hat. Diese neue Struktur wurde offiziell am 15.09.2018 eingeführt.
Da die neu entstandene Dienststelle für Bürgerservice und Außenbeziehungen jedoch Ende 2018 noch über kein eigenes Budget verfügte,
wurde nach Rücksprache mit dem Büro des Bürgermeisters für die erste
Abschlagszahlung der Fonds 000000 – Gemeinderat verwendet.
Die vorzeitige Durchführung der zweiten Buchung (2. Rate in Höhe von
€ 25,0 Tsd.) ist lt. erhaltener Auskunft auf eine fehlende Budgetierung
zurückzuführen, welche von der Büroleitung aufgrund mangelnden Wissens über den genauen Vertragsinhalt übersehen worden ist. Auf Vorschlag der Büroleitung und nach Rücksprache mit dem Büro des Bürgermeisters am 14.01.2019 wurde beschlossen, „die 2. Rate für den Gemeindetag 2020 über € 25.000,00 bereits mit 31.12.2018 zu buchen, jedoch mit Fälligkeit Ende 2019 zu datieren (und zur Zahlung gesperrt!)“
Die Verbuchung hatte unter den Repräsentationsmitteln der Städtekontakte (Fonds 063000) zu erfolgen, da auf dieser Post noch Finanzmittel
übrig waren.
Überdies gab der Leiter des Amtes für Bürgerservice und Außenbeziehungen bekannt, dass, obwohl die 2. Rate in Höhe von € 25,0 Tsd. noch
zur Zahlung gesperrt war, (versehentlich) eine weitere Ratenzahlung in
Höhe von € 30,0 Tsd. aus dem eigenen Budget gebucht und ebenfalls
als 2. Rate bezeichnet worden ist. Da die andere, noch gesperrte Rate
nun aber auch noch im selben Jahr freigegeben werden musste, hat das
Amt für Bürgerservice und Außenbeziehungen darum ersucht, diese nun
als vorzeitige Zahlung der 3. Rate zu behandeln.
Die Kontrollabteilung hat in diesem Zusammenhang angeregt, künftig bei
Wahrnehmung einer voraussichtlichen Nichtdeckung vorhersehbarer
Ausgaben durch das ihnen zur Verfügung gestellte Budget, die Notwendigkeit einer entsprechend angepassten Ausgabenplanung transparent
zu kommunizieren. Außerdem wurde empfohlen, intern wie auch dienststellenübergreifend eine eindeutigere gegenseitige Absprache hinsichtlich der Tätigung von Zahlungen anzustreben, um gegebenenfalls Doppelbuchungen zu vermeiden.
Im Zuge des Anhörungsverfahren hat das Amt für Bürgerservice und Außenbeziehungen mitgeteilt, künftig den Empfehlungen der Kontrollabteilung nachzukommen.
Reverse Charge

Zusätzlich wurden für die beiden zuletzt genannten Zahlungen im Zuge
der Verbuchung verschiedene Steuerkennzeichen verwendet und infolgedessen verschieden hohe Beträge (€ 25,0 Tsd. und € 30,0 Tsd.) ausgewiesen. Recherchen der Kontrollabteilung dazu haben ergeben, dass
bei allen drei vom RGRE ausgestellten Rechnungen auf eine Umkehr
der Steuerschuld bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen hingewiesen worden ist.

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Zl. KA-17818/2020

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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