Gesamter Text dieser Seite:
Textziffer

Zur diesjährigen Follow up – Einschau teilte die Dienststelle mit, dass ab dem Jahr
2023 jede Kassa einmal im Jahr vor Ort bei den Sachbearbeitern geprüft und der
Restbestand der Handkasse kontrolliert werde. Des Weiteren bestehen Überlegungen, das im Referat Bürgerservice neu in Verwendung stehende Kassaprogramm
anstelle der bisherigen Kassabuchführung zu verwenden, sollte sich dieses im Zuge
einer Evaluierung als geeignet herausstellen.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde alternativ entsprochen.

84

Die Kontrollabteilung stimmte die auf dem Konto 857200 – Kommissionsgebühren
vorgenommenen Einnahmenbuchungen der Jahre 2021 und 2020 ab. Dabei waren
für sie auch Gebührenvereinnahmungen auffällig, welche aus betraglicher Sicht
nicht im Zusammenhang mit Außentrauungen stehen konnten. Nach Einschätzung
der Kontrollabteilung handelte es sich bei den betroffenen Buchungen vordergründig um vereinnahmte Landesverwaltungsabgaben für die Ausstellung von Staatsbürgerschaftsnachweisen (Einzelbetrag von € 11,00 beziehungsweise ein Vielfaches davon).
Aus Sicht der Kontrollabteilung wären derartige Landesverwaltungsabgaben auf
dem Konto 856200 – Verwaltungsabgaben zu vereinnahmen. Offensichtlich verbuchte das Amt für Rechnungswesen – Referat Buchhaltung die dahingehenden
Abgaben in Einzelfällen wohl irrtümlich auf dem Konto 857200 – Kommissionsgebühren.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Amt für Rechnungswesen – Referat Buchhaltung
der MA IV in Abstimmung mit dem Amt „Standesamt und Personenstandsangelegenheiten“ der MA II, den beschriebenen Sachverhalt abzuklären. Gegebenenfalls
wären derartige Abgabenvereinnahmungen künftig auf dem Konto 856200 – Verwaltungsabgaben abzuwickeln. Die Kontrollabteilung empfahl, der korrekten Einbuchung von Abgaben (Abgrenzung Verwaltungsabgaben und Kommissionsgebühren) erhöhtes Augenmerk zuzuwenden.
Im Anhörungsverfahren sagten beide betroffenen Fachdienststellen zu, der Empfehlung der Kontrollabteilung zu entsprechen. Vom Amt für Rechnungswesen der
MA IV wurde ergänzend auf die Absicht verwiesen, ehestmöglich entsprechende
Kontrollmechanismen zur Sicherstellung einer korrekten Verbuchung einzubauen.
Eine von der Kontrollabteilung anlässlich der Follow up – Einschau 2022 vorgenommene Einsichtnahme in die betreffenden Sachkonten zeigte, dass ihre Empfehlung
(weitestgehend) berücksichtigt worden ist. Das Amt für Rechnungswesen verwies
in Absprache mit weiteren beteiligten Fachdienststellen ergänzend darauf, dass der
Einsatz einer separaten IT-Lösung im betroffenen Bereich des Amtes „Standesamt
und Personenstandsangelegenheiten“ angedacht werde.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

85

Im Fall eines teilzeitbeschäftigen Bediensteten zeigte sich die Kontrollabteilung über
den zugebuchten (aliquoten) Jahresurlaubsanspruch verwundert. Aus Sicht der
Kontrollabteilung stand dem betroffenen Dienstnehmer ein etwas geringeres anteiliges Jahresurlaubsausmaß zu.

Zl. KA-11795/2022

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

53