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Abgabefrist
neuerliches LABO –
Beanstandung

Die Abgabe des allerletzten, zweiten LABO hatte gemäß Aufforderung
des Auftraggebers ausdrücklich im Original sowie einmal in Kopie bis
zum 21.06.2013, 12:00 Uhr am Standort der IVB zu erfolgen. Die Kontrollabteilung stellte fest, dass vor Ende der Frist ein neues letztes Angebot des Bieters lediglich per Mail eingetroffen war. Das postalisch
übermittelte Angebot traf erst mit 27.06.2013 ein. Dennoch wurde das
Angebot seitens der Vergabekommission der IVB als rechtzeitig eingetroffen und zulässig deklariert und diesem der Zuschlag erteilt.
Die Kontrollabteilung kam zur Ansicht, dass das letzte Angebot aufgrund eines Fristversäumnisses aus formaler Sicht auszuscheiden gewesen wäre und folglich das erste LABO vom 05.06.2013 Gültigkeit
behalten hätte.

Prüfung der
Mitwirkung des AN
an der Erstellung der
Ausschreibungsunterlagen

Aufgrund des Sachverhaltes, dass es sich beim beauftragten Unternehmen um jenes handelte, welches bereits ursprünglich für eine Beauftragung der Leistungen im Rahmen mehrerer Direktvergaben vorgesehen war, prüfte die Kontrollabteilung, inwiefern eine etwaige Mitwirkung des Unternehmens an der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen festzustellen und ggf. zulässig war.
Auch wenn unzweifelhaft vor Beginn des Vergabeverfahrens ein direkter Kontakt zum Auftraggeber bestanden hatte, war eine Mitarbeit der
späteren Auftragnehmerin (AN) im Rahmen der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen nicht nachweisbar abzuleiten.
4.1 Leistungsvertrag und Zuständigkeiten

Umfang

Der mit Auftragsvergabe abgeschlossene Leistungsvertrag zwischen
der IVB und der AN beinhaltet sämtliche auftraggeber- und auftragnehmerseitigen Pflichten und Rechte sowie Festlegungen und Bestimmungen bzgl. Kosten, Tarifstruktur, Werbeflächennutzung, Termine,
Garantien und Vertragskündigung.

Investitionen

Die AN ist für die Lieferung sämtlicher Fahrräder, Abstellvorrichtungen
und Verleihterminals verantwortlich. Die Bestellung erfolgt durch die
IVB, welche die Anlagen nach Bezahlung in ihr Eigentum übernimmt.
Für den Fall eines Vertragsendes innerhalb von drei bis sechs Jahren
nach Abschluss des Leistungsvertrages wurde eine Rückkaufoption in
Höhe eines von der Vertragsdauer abhängigen Prozentanteils der Investitionskosten vereinbart.

Wartung

Die Abrechnung der Wartungskosten erfolgt auf Basis einer monatlichen Pauschale pro im Einsatz befindlichem Fahrrad.

Technische
Die technische Durchführung des Verleihs mittels SmartphoneAbwicklung des Verleihs Applikation, Terminalbuchung oder per Anruf über die Telefon-Hotline

erfolgt durch die AN. Das Unternehmen stellt auch die dafür nötige
Hard- und Software zur Verfügung und zeichnet für die laufende Weiterentwicklung verantwortlich.

Die Abwicklung des Buchungs- und Zahlungsverkehrs erfolgt durch die
AN. Diese hat der IVB einen monatlichen Bericht über die Anzahl an
Entlehnungen, die verrechneten Jahresgebühren und Nutzungsentgelte
sowie die Anzahl der zum Verleih verfügbaren Fahrräder pro Kalendertag zu übermitteln.
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Abrechnung

Zl. KA-17986/2017

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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