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Produkte des Amtes für Das Amt für Gestellungsbetrieb hat insgesamt drei Produkte definiert:
Gestellungsbetrieb –
Empfehlung

 4911 Personalverrechnung,

 4912 Buchhaltung und Geldverkehr sowie
 4913 Personalverwaltung
Eine in dieser Angelegenheit ergänzend durchgeführte Einschau der
Kontrollabteilung in die Stundenaufzeichnung bzw. -verteilung der
Funktionsmatrix (Prozessmonitor) des Amtes für Gestellungsbetrieb
zeigte, dass sich die zeitlichen Ressourcen des diesbezüglichen Leiters
im Rahmen der Produktzuordnung auf die allgemeinen Grundaufgaben, sonstige Aufgaben und Fachaufgaben der oben erwähnten Produkte wie folgt verteilen:

Der Leiter des Gestellungsbetriebes wendet gemäß Funktionsmatrix
für die Fachaufgaben der drei Produkte etwa 86 %, für die allgemeinen
Grundaufgaben rd. 12 % und für die sonstigen Aufgaben ca. 2 % der
gesamten zu leistenden Verwaltungsstunden auf. Sohin werden insgesamt 167,50 Arbeitsstunden pro Monat in der Funktionsmatrix für unterschiedliche Aufgabenbereiche ausgewiesen.
Eine umfassende Evaluierung der Produkte, der dazugehörigen Fachaufgaben und die dem Aufgabenbereich zugeordneten Arbeitsstunden
des Referatsleiters des Gestellungsbetriebes lag nach Recherchen der
Kontrollabteilung bereits einen längeren Zeitraum zurück. Daher regte
die Kontrollabteilung aus Gründen der Aktualität an, die ausgewiesenen Stundenzuordnungen des Leiters des Gestellungsbetriebes auf die
jeweiligen Fachaufgaben, insbesondere auf die allgemeinen Grundaufgaben entsprechend dem derzeitigen Tätigkeitsbereich bzw. Arbeitsschwerpunkt, zu prüfen.
Im Anhörungsverfahren informierte die betroffene Dienststelle die Kontrollabteilung, dass eine eingehende Prüfung der veränderten und erweiterten Aufgabenbereiche des Referatsleiters durchgeführt werde.
4.3 Risikomanagement
Relevante Risiken

Mit Rundschreiben des Magistratsdirektors vom 02.11.2015,
Zl. MagIbk/8743/MD-SO/1 wurde ein Risikomanagement im gesamten
Stadtmagistrat mit dem Ziel eingeführt, sämtliche Risiken der jeweiligen städtischen Dienststellen (Ämter und Referate) zu erkennen, zu

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Zl. KA-07390/2018

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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