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Verfügungsmittel insofern einzugrenzen, als bspw. nur mehr betraglich
kleinere Spenden aus Verfügungsmitteln möglich sein sollten, müsste
dafür das bestehende Regelwerk (Subventionsordnung, Richtlinien für
Verfügungsmittel) geändert werden.
formale Freigabe von
Für die Kontrollabteilung war auffällig, dass einzelne MandararInnen
Verfügungsmitteln durch ihre Anordnungsbefugnis in Bezug auf die ihnen zugebilligten
den/die AnordnungsVerfügungsmittel auch teilweise an StellvertreterInnen – meist die
berechtigt(e/n)

ihnen
zugeordneten
führenden
Verwaltungsbediensteten
überbunden bzw. weitergegeben haben.

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In einer Vielzahl von Fällen war für die Kontrollabteilung auf den im
Buchhaltungssystem archivierten Auszahlungsdokumenten keine
„formale Freigabe“ in Form einer Unterschrift oder einer Paraphe
des/der jeweils Anordnungsberechtigten festzustellen.
Die Kontrollabteilung regte für den Fall der beschriebenen
stellvertretenden Anordnungsberechtigung bei Verfügungsmitteln an,
auf jedem Auszahlungsbeleg die formale Freigabe (bspw. Unterschrift
oder
Paraphe)
des
anordnungsbefugten
Bürgermeisters,
Bürgermeister-StellvertreterIn, Stadträtin, Stadtrat zu dokumentieren.
In der dazu abgegebenen Stellungnahme argumentierte das Büro des
Bürgermeisters mit einer für die Büroleiterin vorliegenden
Unterschriftsermächtigung nach den Bestimmungen von § 46 der
Geschäftsordnung des Magistrates der Landeshauptstadt Innsbruck
(MGO). Darauf Bezug nehmend erläuterte die Kontrollabteilung in ihren
Anmerkungen dazu (nochmals) aus ihrer Sicht die Notwendigkeit einer
„formalen Freigabe“ durch den/die betroffenen OrganwalterIn.
Bezug zur Stadt bzw.
zur Amtsführung

Bei einzelnen Auszahlungen war für die Kontrollabteilung der
unmittelbare Bezug zur Stadt Innsbruck bzw. zur Amtsführung des
jeweilig verfügungsberechtigten Organwalters nicht unmittelbar
erkennbar bzw. auf den Auszahlungsbeleggrundlagen nicht
(ausreichend) dokumentiert.
Nachdem Verfügungsmittel zur Deckung der Aufwendungen dienen,
die sich aus der Führung des Amtes des vertretungsberechtigten
Organwalters ergeben, regte die Kontrollabteilung an, bei sämtlichen
Auszahlungen aus Verfügungsmitteln den Bezug zur Stadt Innsbruck
bzw. zur jeweiligen Amtsführung ausreichend klar darzustellen und zu
dokumentieren.

Spendenauszahlungen
an „begünstigte
Einrichtungen“ –
Abgrenzung zur
privaten Spende –
Einzelfälle

Bei zwei im Jahr 2020 vorgenommenen Spendenauszahlungen
(gleiche/r AOB) mit einem (niedrigen) Gesamtbetrag von € 150,00 an
„begünstigte Einrichtungen“ stellte die Kontrollabteilung fest, dass auf
den aus Verfügungsmitteln rückerstatteten Zahlungsanweisungen
Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum des/der Spenders/in
angegeben waren. Somit waren die notwendigen Voraussetzungen
geschaffen, damit diese Spenden automatisiert an das zuständige

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Zl. KA-13545/2021

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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