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gebucht und am 09.12.2020 von der Leiterin des BdB angeordnet. Die
Auszahlung der gesamten Rechnungssumme erfolgte am 10.12.2020.
Verfügungsmittel in der
VRV - Empfehlung

Eine budgetäre Thematik – jedoch aus Sicht der Kontrollabteilung
gleichzeitig eine wesentliche Aussage – betraf die Regelung der VRV
2015 bezüglich der Verfügungsmittel. Demnach waren unter
Verfügungsmittel jene Budgetmittel zu verstehen, über die der
Bürgermeister ohne weiteren Beschluss eines Gremiums (Stadtsenat
bzw. Gemeinderat) verfügen kann.
Darüber hinaus bestimmten die bereits erwähnten Interpretationslinien
(Zl. MD – 1392/1999), dass die Verfügungsmittel zur Deckung der
Aufwendungen dienen, die sich aus der Führung des Amtes des
verfügungsberechtigen Organwalters ergeben, wie z.B. für Ehrenkarten,
Spenden, Trinkgelder, Blumenspenden, kleine Einladungen, sowie
sonstige Spenden und Gaben ähnlicher Natur und schließlich auch aus
karitativen Zuwendungen.
Wie schon erläutert wurden beide oben erwähnten Auszahlungen in
Höhe von insgesamt € 6.000,00 von der Leiterin des BdB im städtischen
Buchhaltungssystem angeordnet. Auf den im Buchhaltungssystem
hinterlegten
und
auch
der
Kontrollabteilung
übermittelten
Rechnungskopien waren aus formaler Sicht keine weiteren Vermerke
hinsichtlich einer Zahlungsfreigabe des Bürgermeisters erkennbar. Der
oben aufgezeigte Schriftverkehr in dieser Angelegenheit wurde zwar
über die Dienststelle BdB abgewickelt und dabei der Bürgermeister
erwähnt, jedoch war eine direkte Beteiligung des Bürgermeisters am
Schriftverkehr in den Prüfungsunterlagen und im angeforderten Akt beim
BdB nicht dokumentiert.
Konkret vermisste die Kontrollabteilung im Zusammenhang mit der
Auszahlung aus den Verfügungsmitteln einen schriftlichen bzw.
nachvollziehbaren Verweis bezüglich der Sichtung und/oder
Zustimmung des vorliegenden Sachverhaltes durch den Bürgermeister
als verfügungsberechtigter Organwalter.
Die Kontrollabteilung empfahl bei den Verfügungsmitteln, die gemäß den
Interpretationsrichtlinien unmittelbar im Zusammenhang mit der
Amtsführung des Organwalters zu sehen sind, bei Auszahlungen auch
eine schriftliche und nachweisbare Zahlungsfreigabe bzw. Anordnung
(bspw. über das Buchhaltungssystem oder mittels Vermerk auf einem
Schriftstück oder Rechnung) des zuständigen Organwalters zu
dokumentieren.
Im Anhörungsverfahren teilte das BdB der Kontrollabteilung mit, dass
zur Zahlungsfreigabe eine schriftliche Vollmacht des Bürgermeisters
vorliegt, welche die Büroleiterin des BdB ermächtigt, Schriftstücke für
den Bürgermeister zu unterfertigen.
Die Kontrollabteilung bemerkte hierzu klarstellend, dass sich ihre
Anregung nicht auf die (technische) Zahlungsfreigabe bzw. –anordnung,

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Zl. KA-13545/2021

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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