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Im Anhörungsverfahren teilte die Dienststelle mit, dass die fehlenden Unterschriften
auf die vormals unterschiedliche Handhabung durch die Vielzahl an Sachverständigen zurückzuführen seien. Der Empfehlung der Kontrollabteilung würde jedenfalls
entsprochen, indem das Feuerbeschauteam diese Mängel durch eine einheitliche
Vorgangsweise unterbinden soll. Zudem sei im Zuge der Digitalisierung geplant,
diese Unterschriften digital aufzunehmen.
Im Rahmen des Follow up wurde seitens des Amtes der Bau- und Feuerpolizei
informiert, dass mit dem für das Jahr 2022 geplanten Ankauf einer Softwarelösung
die Unterzeichnung der Protokolle künftig digital erfolgen solle.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wird in Zukunft entsprochen werden.

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Die Kontrollabteilung hielt im Rahmen der Prüfung positiv fest, dass das Amt der
Bau- und Feuerpolizei große Teile maßgeblicher Aufgaben in Form von Prozessen
im Acta Nova abgebildet hatte, wodurch eine nachvollziehbare und durchgängige
Abwicklung gewährleistet wurde. Es ließ sich im Zuge der Prüfung jedoch auch feststellen, dass diese Prozesse noch nicht in allen Fällen entsprechend genutzt wurden. Zudem lag für ein paar wenige Aufgaben auch noch kein Prozess vor.
Die Kontrollabteilung sprach die Empfehlung aus, einerseits die noch ausstehenden
Aufgaben und Abläufe im Acta Nova als Prozesse abzubilden und andererseits auf
die Mitarbeiter weiterhin einzuwirken, die vorhandenen und künftigen Prozesse inkl.
vollständiger Dokumentenablage auch umzusetzen.
Im damaligen Anhörungsverfahren teilte die Dienststelle mit, dass es durch wechselnde bzw. neue Aufgabenbereiche oder bevorstehende Änderungen im Prozessablauf gegebenenfalls zu verspäteten Änderungen bzw. Anpassungen kommen
kann. Außerdem sei die teilweise mangelnde Nutzung vorhandener Prozesse auf
die Altersstruktur im Mitarbeiterstand zurückzuführen. Die Behebung dieses Mangels würde mit Fortschreiten der Zeit größtenteils automatisch erfolgen.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung würde jedenfalls entsprochen, indem die noch
ausstehenden Aufgaben und Abläufe im Acta Nova ergänzt würden. Eine vollständige Behebung könne jedoch nicht garantiert werden, da die Aufgaben einem ständigen Wandel unterzogen seien.
Im diesjährigen Follow up informierte das Amt der Bau- und Feuerpolizei, dass es
sich bei der Umsetzung der von der Kontrollabteilung getroffenen Empfehlung um
einen laufenden Prozess handle. Einerseits würden bestehende Prozesse stark forciert, andererseits würden neue Prozesse für bisher analoge Aktenläufe entwickelt.
In diesem Zusammenhang seien jedoch u.a. Details in Hinsicht auf den Datenschutz
zu klären. Zudem können Acta Nova-Prozesse nur mit jenen Ämtern entwickelt werden, die selbst über einen entsprechenden Zugang zur Software verfügen.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde aus erwähnten Gründen
teilweise entsprochen.

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Für das Amt der Bau- und Feuerpolizei wurden neun spezifische Risiken formuliert,
die vier Kategorien zuzuordnen waren. Diese spezifischen Risiken wurden auf

Zl. KA-18249/2021

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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