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Zur aktuellen Follow up – Einschau 2022 kündigte das Amt für Personalwesen an,
dass sämtliche Verbuchungen in Verbindung mit Altersteilzeit ab 01.01.2023 einnahmen- und ausgabenseitig korrekt dargestellt werden. Ein Saldieren finde nicht
mehr statt.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wird in Zukunft entsprochen werden.

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Die Kontrollabteilung verifizierte die in den Jahren 2018 und 2019 zum Ausgleich
des Sachkontos 287480 (voranschlagsunwirksame Gebarung) zur Umbuchung gelangten Beträge. In Verbindung mit den im Amt der Bau- und Feuerpolizei bestehenden Altersteilzeitvereinbarungen stellte die Kontrollabteilung betragliche Abweichungen fest. Die von ihr ermittelten Beträge wichen von den tatsächlichen Umbuchungsbeträgen (berechnet vom Referat Besoldung) im Jahr 2019 um € 166,30 je
Bedienstetem und im Jahr 2018 um € 948,41 je Bediensteten (nach oben) ab. Vom
Referat Besoldung wurden also um diese Einzelbeträge je Bedienstetem verringerte
Summen umgebucht.
Diese Abweichungen standen im Zusammenhang mit der Verrechnung von Altersteizeitvereinbarungen von dienstzugewiesenen ISD- und Symphonieorchester-Mitarbeitern. Die dahingehenden Buchungsdetails wurden von der Kontrollabteilung in
ihrem Bericht detailliert erläutert. Im Ergebnis beanstandete die Kontrollabteilung,
dass es bei der ATZ-Verrechnung durch die von ihr im Detail beschriebene Buchungslogik zu einer Vermengung von Einnahmen und Ausgaben mit den dienstzugewiesenen ISD- und Orchestermitarbeitern kam.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Referat Besoldung der MA I, in diesem Bereich
Verbesserungen in Richtung einer transparenteren Verbuchungs- und Darstellungsmöglichkeit anzudenken. Keinesfalls sollten Einnahmen und Ausgaben betreffend
(ATZ-)Verrechnungen der dienstzugewiesenen ISD- und Symphonieorchester-Mitarbeiter mit jenen der übrigen städtischen ATZ-Bediensteten buchhalterisch vermischt werden.
Wie auch bereits im Zuge der damaligen Stellungnahme verwies das Amt für Personalwesen auch zur Follow up – Einschau 2022 darauf, dass diese Anregung in
Bearbeitung sei. Wie in Tz 24 angekündigt, erfolge ab 01.01.2023 eine Verbuchungsumstellung, indem AMS-Einnahmen und ATZ-Ausgaben separat erfasst
werden.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wird in Zukunft entsprochen werden.

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In Verbindung mit der Thematik „Fristen- und Terminmanagement“ stellte die Kontrollabteilung fest, dass im Acta Nova ein (bereits älterer) Prozess „Feuerbeschau“
vorhanden bzw. abgebildet war. Dieser Prozess würde einerseits eine stringente
und nachvollziehbare Abwicklung des gesamten Vorganges samt digitaler Ablage
der in Verbindung stehenden Dokumente möglich machen und andererseits Termine zu etwaigen Nachbeschauen oder Mängelbehebungen einrichten lassen. Dieser Prozess war nach Kenntnis der Kontrollabteilung zum Prüfungszeitpunkt nicht
im Einsatz.

Zl. KA-11795/2022

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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