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Stichprobenhafte
Bestandsprüfung –
Empfehlung

Die Kontrollabteilung führte im Bereich des Medienbestandes eine
stichprobenartige Prüfung durch, inwiefern die Stadtbibliothek im Jahr
2022 von ihr angekaufte Medien ordnungsgemäß in ihren Bestand
übernahm. Für die zehn von der Kontrollabteilung willkürlich
ausgewählten Medienankäufe lieferte die Stadtbibliothek passende
Auszüge aus dem verwendeten Bibliotheksverwaltungsprogramm als
Bestandsnachweise.
Bei der Detailprüfung der Bestandsnachweise stellte die Kontrollabteilung fest, dass bei einzelnen Bestandsaufnahmen im Bibliotheksverwaltungsprogramm fehlende und/oder fehlerhafte Daten dokumentiert waren.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Referat Stadtbibliothek der MA V,
bei der Erfassung von Neuzugängen im Medienbestand künftig auf eine
möglichst einheitliche und vollständige Erfassung der vorgesehenen
Daten zu achten.
In der Stellungnahme berichtete das Referat Stadtbibliothek darüber,
dass Schulungen zur Erfassung von Medien geplant seien. Zudem
werde ein Leitfaden erstellt, welche Daten bei der Erfassung der
Medien in die Datenbank einzutragen sind.

Bestandsinventur –
Empfehlung

Die Leiterin der Stadtbibliothek informierte die Kontrollabteilung
darüber, dass eine Bestandsinventur zuletzt im Jahr 2020
stattgefunden habe. Diese Kontrolle habe keine besonderen Auffälligkeiten ergeben. Unterlagen dazu in Form von bearbeiteten Bestandslisten waren allerdings nicht mehr vorhanden und konnten der
Kontrollabteilung somit nicht mehr zur Verfügung gestellt werden. Aus
diesem Grund bestand für die Kontrollabteilung keine Möglichkeit, die
von der Stadtbibliothek durchgeführte Inventur zu bewerten.
Da eine Bestandskontrolle lt. Auskunft der Referatsleiterin einen großen
Personaleinsatz und eine längere Schließzeit der Bibliothek mit sich
bringt, gab es keine Modalitäten für eine tourliche Wiederholung der
Bestandsinventur.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Referat Stadtbibliothek der MA V
dennoch, tourliche Bestandsinventuren weiterhin anzudenken und bei
möglichen gegebenen Anlässen umzusetzen. Allenfalls wären aus
Sicht der Kontrollabteilung auch stichprobenhafte Bestandsinventuren
je Bereich vorstellbar, da diese einen geringeren personellen und
zeitlichen Ressourceneinsatz erfordern. Jedenfalls wären die
Ergebnisse derartiger Bestandsinventuren nach Meinung der
Kontrollabteilung künftig nachvollziehbar zu dokumentieren.
In der Stellungnahme bestätigte das Referat Stadtbibliothek, dass eine
tourliche Inventur von Teilbereichen jährlich während der Schließzeit im
Sommer abgewickelt werden könne. Die Ergebnisse würden in Zukunft
in geeigneter Form dokumentiert werden.

MagIbk/62945/KA-PR/1

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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