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Das Referat Stadtbibliothek verwies in diesem Zusammenhang in der
Stellungnahme auf die Bereinigung der Rückstände, welche aus der
Zeit vor der Datenmigration stammen.
Prozessablauf für
ausgeliehene und
nicht mehr zurück
gestellte Medien

Die Kontrollabteilung hinterfragte im Zuge der Prüfung auch den
Prozessablauf für den Fall, dass Nutzer ausgeliehene Medien nach der
geltenden Ausleihfrist nicht mehr zurückstellen. Die Kontrollabteilung
beschrieb den diesbezüglichen Prozessablauf im Bericht im Detail.
Wesentlich war, dass nach erfolglosen drei Mahnschritten der
Stadtbibliothek eine Weiterleitung des betroffenen Falles an das Amt
für Rechnungswesen der MA IV zur weiteren „Betreibung“ erfolgte. Dies
allerdings nur dann, wenn der Warenwert der ausgeliehenen Medien
den Betrag von € 50,00 überschritt. Das Amt für Rechnungswesen
brachte nach einer weiteren ersten Mahnung eine nochmalige
qualifizierte (zweite) Mahnung zur Versendung. Sollte auch hier keine
Reaktion erfolgen, musste der Fall weiter betrieben werden
(gerichtlicher Exekutionsantrag).
Die Leiterin des Referates Stadtbibliothek machte die Kontrollabteilung
deutlich darauf aufmerksam, dass derartige Fälle nur sehr vereinzelt
vorkommen würden. Im Jahr 2021 waren drei derartige Fälle zu
verzeichnen. Im prüfungsgegenständlichen Jahr 2022 ergab sich kein
solcher Fall.
Die Kontrollabteilung recherchierte die drei betroffenen Fälle des
Jahres 2021. Zu einem Fall konnte eine Zahlung des offenen Betrages
erreicht werden. Die beiden verbliebenen Fälle waren zum Zeitpunkt
der Prüfung der Kontrollabteilung Mitte November 2023 nach wie vor
unbeglichen.

Weiterführende
Betreibungsschritte –
Empfehlung

Weitere vom Vorstand des Amtes für Rechnungswesen der MA IV
unterstützte Recherchen zu diesen beiden offenen Fällen zeigten, dass
zwar jeweils eine qualifizierte Mahnung erging. Weiterführende
Betreibungsschritte in Richtung der Beantragung eines gerichtlichen
Exekutionstitels erfolgten in diesen beiden Fällen allerdings nicht.
Der Leiter des Amtes für Rechnungswesen informierte die Kontrollabteilung zu diesem Thema allgemein darüber, dass grundsätzlich
vorgesehen sei, dass privatrechtliche Forderungen nach den internen
Mahnläufen über einen Rechtsanwalt betrieben werden. Leider habe
der vormalige Rechtsanwalt per Jahresende 2021 den diesbezüglichen
Vertrag gekündigt und habe bislang kein neuer Vertrag mit einem
anderen Rechtsanwalt abgeschlossen werden können. Der Vorstand
des Amtes für Rechnungswesen habe sich nach seinem Amtsantritt im
Feber 2023 dieser Thematik angenommen und ein Projekt dazu in die
Wege geleitet. Für die Projektumsetzung seien noch technische Details
in Bezug auf das städtische Buchhaltungsprogramm zu klären sowie
ein geeigneter Rechtsanwalt zu finden.
Die Kontrollabteilung vertrat aus prinzipiellen Erwägungen den
Standpunkt, dass die Stadt Innsbruck erforderliche und/oder geeignete
Maßnahmen zu ergreifen hat, offene Forderungen einbringlich zu
machen. Wenn notwendig sollten Ansprüche auch gerichtlich durchgesetzt werden.

MagIbk/62945/KA-PR/1

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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