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Zu den verbliebenen fünf Sponsoring-Vereinbarungen waren diverse
E-Mails dokumentiert, welche die Leistungsbeziehung zwischen der
Stadtbibliothek und dem Sponsoringpartner näher beschrieben.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Referat Stadtbibliothek der MA V,
sich im Hinblick auf die Sponsoring-Beziehungen mit den Projektpartnern für eine einheitliche Vorgehensweise zu entscheiden. Aus
Sicht der Kontrollabteilung sollte der Anfertigung von schriftlichen und
beiderseits unterfertigten Verträgen der Vorzug gegenüber
Vereinbarungen am E-Mail-Weg gegeben werden.
Die Fachdienststelle sagte in der abgegebenen Stellungnahme zu, die
Empfehlung für „Innsbruck liest 2024“ umzusetzen.
Medienkooperationen –
Vertragsunterfertigung –
Empfehlung

Zudem bestanden im Jahr 2022 mit zwei Unternehmungen Medienkooperationen im Betrag von netto € 10.136,70 und netto € 1.500,00.
Eine Medienkooperation war im Wege eines schriftlichen allseits
unterfertigten Vertrages dokumentiert. Dieser Vertrag gelangte auf
Seiten der Stadt Innsbruck durch die für das Projekt Innsbruck liest
2022 zuständige Mitarbeiterin zur Unterzeichnung.
Die Kontrollabteilung machte auf die Bestimmungen nach § 42 Abs. 2
des Stadtrechtes der Landeshauptstadt Innsbruck (IStR) aufmerksam.
Dies insofern, als in diesem Zusammenhang die Unterzeichnung von
privatrechtlich verpflichtenden Urkunden durch den Bürgermeister und
zwei weiteren Mitgliedern des Gemeinderates vorgesehen war.
Zudem erwähnte die Kontrollabteilung aus formaler Sicht, dass der
Abschluss von Verträgen im Rahmen der vom Gemeinderat
genehmigten Mittel nach § 28 Abs. 2 lit. p IStR eines Beschlusses des
Stadtsenates bedarf. Zur Vergabe der Aufträge für den Sonderdruck
von 10.000 Büchern sowie die Produktion des Hörbuches holte die
Fachdienststelle einen Stadtsenatsbeschluss (vom 23.02.2022) ein.
Dieser beinhaltete aus formaler Sicht im Beschlussvorschlag allerdings
nicht den Abschluss der Sponsor- und Medienkooperationsverträge.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Referat Stadtbibliothek der MA V,
künftig die Formalerfordernisse in Bezug auf die Einholung eines
Stadtsenatsbeschlusses sowie die Unterzeichnung von Urkunden zu
beachten. Falls das von der Fachdienststelle als zweckdienlich erachtet
wird, wäre eine Unterzeichnungsberechtigung für Verwaltungsbedienstete der MA V im Sinne von § 42 Abs. 2 dritter Satz IStR anzudenken.
Das Referat Stadtbibliothek berichtete in der Stellungnahme darüber,
dass für „Innsbruck liest 2024“ im eingeholten Stadtsenatsbeschluss
vom 10.01.2024 entsprechend der Anregung der Kontrollabteilung eine
Unterzeichnungsberechtigung erwirkt worden sei.

Buchhalterische
Verarbeitung der
Medienkooperationen –
Empfehlung

MagIbk/62945/KA-PR/1

Zu beiden Medienkooperationen war festzustellen, dass diese als
„Gegengeschäft“ zur Abwicklung gelangten. Dies in der Weise, als die
Kooperationspartner Medienleistungen gegen eine bestimmte Anzahl
von Büchern und definierte Werbeleistungen vereinbarten.

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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