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Inkassoeinnahmen
und Kassenordnung –
Empfehlung

Wie bereits erwähnt, war die Inkassogebarung als Punkt 5. in der städtischen Kassenordnung 2022 verankert. Die zum Prüfungszeitpunkt geltende Regelung trat mit 01.01.2022 in Kraft und ersetzte die Kassenordnung aus dem Jahr 2008. In der Verfügung der Magistratsdirektorin
vom 03.01.2022 zur Kassenordnung 2022 wurde herausgestrichen,
dass diese zwingend für alle Dienststellen des Magistrates der Stadt
Innsbruck anzuwenden ist.
Der Kontrollabteilung wurde seitens der Referatsleitung schriftlich und
von den Dienstnehmern der geprüften Organisationseinheit mündlich
mitgeteilt, dass sämtliche Einnahmen des Referates „Gemeindeabgaben-Einziehung“ beim Referat „Stadtkasse“ in einem Intervall von ca.
zwei bis drei Tagen einbezahlt wurden. Die Recherche der Kontrollabteilung machte des Weiteren deutlich, dass von den Dienstnehmern
im Außendienst die Bargeldeinnahmen teilweise nach Dienstende mit
nach Hause genommen bzw. dort aufbewahrt wurden. Dies erschloss
sich der Kontrollabteilung u.a. aufgrund der Zeitaufzeichnungen und ist
von den Dienstnehmern auch mündlich bestätigt geworden.
Ferner stellte die Kontrollabteilung fest, dass auch die bereits „aufgebrauchten“ Inkassoblöcke im Referat „Gemeindeabgaben – Einziehung“ verwahrt wurden.
Die Kassenordnung 2022 sah diesbezüglich unter Punkt 5.1 Einnahmebelege vor, dass die Inkassoblöcke streng verrechenbare Drucksorten
sind, die vom Amt für Rechnungswesen aufgelegt werden. Die Ausgabe
und Rücknahme dieser Drucksorten ist im Amt für Rechnungswesen zu
dokumentieren. Sobald die Inkassoblöcke aufgebracht sind, sind diese
beim Amt für Rechnungswesen abzuliefern. Ferner sind zu Beginn
eines Jahres die noch in der Dienststelle befindlichen Inkassoblöcke
unter Angabe der Nummernserien bekanntzugeben.
Da die oben beschriebene Vorgangsweise (bzw. Verwahrung) den
Vorgaben der Kassenordnung widersprach, empfahl die Kontrollabteilung in diesem Zusammenhang dem Amt für Rechnungswesen sowie
dem Referat „Gemeindeabgaben – Einziehung“ die Kassenordnung
2022 gemäß der Verfügung vom 03.01.2022 der Magistratsdirektorin
einzuhalten.
Mit der Stellungnahme im Anhörungsverfahren wurde die Kontrollabteilung darüber informiert, dass eine Änderung der Kassenordnung in
Planung sei.

Versicherung Bargeld – Hinsichtlich des Versicherungsschutzes war in der Kassenordnung
Empfehlung
verankert, dass alle Kassen sowie Geldtransporte versichert sein

müssen. Als interne zuständige Stelle für die Angelegenheiten des
Versicherungsschutzes ist das Amt für Präsidialangelegenheit genannt.
Die Einschau der Kontrollabteilung in die entsprechende (städtische)
Versicherungspolizze sowie eine Nachfrage beim Amt für Präsidialangelegenheit (welches sich beim Versicherunternehmen ebenfalls
erkundigte) ergab schließlich, dass Geldbeträge der Stadt Innsbruck,
welche zu Hause bei den Mitarbeitern aufbewahrt werden, nicht vom
gegenständlichen Versicherungsschutz (bspw. Einbruchdiebstahl und
Brand) umfasst sind.
Zl. MagIbk/66183/KA-PR/4

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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