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Stand-Alone-Potentiale
IVB

Hierzu merkt die Kontrollabteiliung an, dass von November 2002 bis
Jänner 2003 das Projekt „Identifizierung von Stand-Alone-Potentialen
bei der IVB und von Synergiepotentialen zwischen IVB und IKBAG“
stattgefunden hat. Die damals für den Werkstättenbereich erarbeiteten
Verbesserungsmöglichkeiten (wie Optimierung der Personalstundenerfassung, der Materialbewirtschaftung und der Arbeitsabläufe, etc.)
wurden in den folgenden Jahren weitgehend umgesetzt.

Zeitsystem neu

Des Weiteren hat die IVB im Jahr 2003 das bestehende Arbeitszeitmodell um ein neues Zeitsystem erweitert und die Modifizierung in Form
einer Betriebsvereinbarung umgesetzt. Mit diesem neuen Zeitsystem
wurde(n) eine nutzbringende Anpassung der Arbeitszeiten an die Gegebenheiten des Fahrzeugeinsatzes erreicht und die Dienstzeiten im
Werkstättenbereich (Elektrik Straßenbahn, Wartung Bus und Reinigung) flexibilisiert.

Überprüfung
Prozessabläufe

Darüber hinaus erfolgte im Jahr 2006 im Hinblick auf eine optimale
und effiziente Strukturierung der Werkstatt eine Überprüfung der Organisationseinheiten und deren Prozessabläufe. Die vom Beratungsunternehmen mit den Mitarbeitern der IVB konzipierten und angepassten
Soll-Prozesse für die ausgewählten Bereiche Arbeitsvorbereitung &
Ausfahrtskontrolle, Unfallaufnahme & -dokumentation, Anwesenheitsund Arbeitszeiterfassung und Personalqualifikation wurden im Wesentlichen noch im Jahr 2006 bzw. mit Beginn des Wirtschaftsjahres 2007
umgesetzt.

IT-Umstellung

Überdies führte diese Organisationsanalyse zum Ergebnis, dass es sich
bei dem von der IVB in Verwendung befindlichen IT-Auftragsbearbeitungssystem um ein System handelt, das weder dem Stand der
Technik noch den neuen Anforderungen der Werkstatt entspricht. Im
Rahmen ihrer Stellungnahme teilte die Gesellschaft mit, dass die geplante Systemumstellung nach einer Testphase im Herbst dieses Jahres mit 1. Jänner 2009 erfolgen wird.

Offene Aufträge

Zu Prüfungszwecken hat die Kontrollabteilung eine Aufstellung über
sämtliche bis zum Prüfungszeitpunkt (Mai 2008) abgeschlossenen, fakturierten und offenen Aufträge angefordert.
Die Auswertung dieser Datensammlung zeigte, dass es sich bei den
insgesamt 5.689 Aufträgen um Jahresaufträge (250 Stück), um abgeschlossene Aufträge (4.377) und um 1.062 Aufträge, welche noch in
Bearbeitung waren, gehandelt hat. Der Großteil der noch offenen Aufträge (929 Stück) stammte aus den Jahren 2007 und 2008. Die restlichen Aufträge (133 Stück) verteilten sich auf die vorhergehenden Jahre und reichten dabei teilweise bis in das Jahr 1995 zurück.

Kostenträgerprinzip

Zl. KA-06120/2008

Die hohe Zahl an Aufträgen kam vor allem dadurch zustande, dass nahezu für jedes Gebrechen bzw. für jeden Schaden ein eigener Auftrag
erstellt worden ist. Die Auftragsvergabe erfolgte nicht gesammelt auf
die Kostenträger sondern nach der Art des Schadens. Das neue

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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