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Quartalsberichte im
Aufsichtsrat der IIG

Gemäß § 28a GmbHG ist der Geschäftsführer verpflichtet, den Aufsichtsrat mindestens vierteljährlich über den Gang der Geschäfte und
die Lage des Unternehmens schriftlich zu informieren. Die Kontrollabteilung hat die Einhaltung dieser gesetzlichen Auflage in den Jahren
2006 bis 2008 überprüft und dabei festgestellt, dass der Geschäftsführer der IIG dieser Verpflichtung im Jahr 2006 nicht ausreichend nachgekommen ist. Erst ab dem Jahr 2007 wurden die „Quartalsberichte“
für die IIG regelmäßig erstellt und in den jeweiligen AR-Sitzungen des
Prüfungszeitraumes behandelt und zustimmend zur Kenntnis genommen.
Im Anhörungsverfahren dazu argumentierte der Geschäftsführer, dass
im Zuge der Einrichtung der Kostenrechnung am Beginn des Jahres
2006 entschieden worden sei, auch die Form der Quartalsberichte neu
zu erstellen. Die erste Aufsichtsratssitzung im Jahr 2006 habe am
28.3.2006 stattgefunden, so dass zu diesem Zeitpunkt noch kein Quartalsbericht möglich gewesen war. In der zweiten Aufsichtsratssitzung
am 19.6.2006 wäre der „Quartalsbericht neu“ noch nicht fertig gewesen, allerdings sei von der Geschäftsführung der Aufsichtsrat mündlich
über alle wesentlichen Geschäftsfälle und Ereignisse dieses Quartals
unterrichtet worden. In der dritten Aufsichtsratssitzung am 25.9.2006
wäre dann ein Halbjahresbericht in der neuen Form vorgelegt worden.

Zusammensetzung des
Aufsichtsrates der IIG

Der Aufsichtsrat besteht aus mindestens fünf und höchstens sieben von
der Generalversammlung gewählten Mitgliedern und den nach Maßgabe der Bestimmungen des ArbVG vom Betriebsrat entsandten Vertretern.

Funktionsperiode des
Aufsichtsrates der IIG

Die Funktionsperiode des amtierenden Aufsichtsrates begann im Jahr
2006, die Beschlussfassung über die Neubestellung der Aufsichtsräte
erfolgte in der Generalversammlung der IIG vom 6.10.2006, die konstituierende Sitzung des Aufsichtsrates mit der Wahl des Vorsitzenden
und seines Stellvertreters fand am 20.10.2006 statt. Die Neubestellung
der Aufsichtsratsmitglieder wurde von der Geschäftsführung im Sinne
des § 30f GmbHG zur Eintragung in das Firmenbuch angemeldet.

Sitzungstermine des
Aufsichtsrates der IIG

Die Einberufung des Aufsichtsrates kommt dem Vorsitzenden oder im
Fall seiner Verhinderung seinem Stellvertreter zu. Gem. § 30i Abs. 3
GmbHG in Verbindung mit § 4 Abs. 1 der GO für den Aufsichtsrat muss
mindestens viermal im Geschäftsjahr, und zwar einmal pro Quartal,
eine AR-Sitzung abgehalten werden. Die Kontrollabteilung stellte fest,
dass diese zeitliche Vorgabe im Jahr 2008 nicht beachtet worden ist
und empfahl deshalb, die AR-Sitzungen in Zukunft so zu terminisieren,
dass der gesetzlichen Verpflichtung – „die Sitzungen haben vierteljährlich stattzufinden“ – vollinhaltlich entsprochen werden kann.
In der Stellungnahme bestätigte die Geschäftsführung, dass im Jahr
2008 zwar insgesamt 4 AR-Sitzungen stattgefunden haben, räumte
jedoch gleichzeitig ein, dass diese AR-Sitzungen quartalsmäßig nicht
termingerecht angesetzt worden sind. Der diesbezüglichen Empfehlung

Zl. KA-09482/2008

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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