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Die MA I/Amt für Präsidialangelegenheiten teilte in ihrer damaligen Stellungnahme
mit, dass nach einem am 12.10.2006 erfolgten Gespräch zwischen MA IV, Kontrollabteilung und der MA I/Präsidialamt, vereinbart worden sei, dass gem. der Empfehlung
der Kontrollabteilung – entgegen dem letzten Rundschreiben – die Anordnungsberechtigung für die Leistungen der Versicherungsprämien für div. Bereiche ab dem
Haushaltsjahr 2007 der MA I/Präsidialamt zugewiesen werden wird. Gleichzeitig werden Überlegungen zur Einbindung der jeweiligen Abteilungen und Ämter in eine Art
Mitverantwortung angestellt werden.
Die Kontrollabteilung kann nunmehr im Rahmen der diesjährigen Follow up-Einschau
berichten, dass mit Rundschreiben vom 10.1.2007 durch das Büro des Magistratsdirektors festgelegt wurde, dass die Versicherungsprämien, beginnend mit dem Haushaltsjahr 2007, für alle Dienststellen des Stadtmagistrates in der MA I/Amt für Präsidial- und Rechtsangelegenheiten budgetiert und verwaltet werden. Damit wechseln
die Budgetverantwortung und auch die jeweilige Anordnungsberechtigung zum Amt
für Präsidial- und Rechtsangelegenheiten. Aus Gründen der Transparenz bleibt die
Zuordnung auf die einzelnen HH.-Stellen gleich. In der KORE werden sie ebenfalls in
den einzelnen Dienststellen ausgewiesen.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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In Verbindung mit der Prüfung des Kapitels „Personalaufwand – Nebengebühren und
Zulagen“ ist aufgrund einer Empfehlung der Kontrollabteilung zur Sicherstellung der
vollständigen Einhaltung der VRV sowie steuerrechtlicher Bestimmungen (Umsatzsteuer) und im Hinblick auf eine nachvollziehbare KORE anstelle der jahrelang praktizierten Vorgangsweise bei der Verbuchung nicht pauschalierter Nebengebühren auf
eine periodenreine Verbuchung umgestellt worden. Bisher erfolgte die Verbuchung
korrespondierend mit der Flüssigstellung durch das Referat Besoldung, das ist der
zweitfolgende Monat nach Ablauf jenes Monats, in dem diese anfallen. In diesem Zusammenhang mussten die im Jahr 2005 angefallenen und in den Monaten Jänner und
Februar 2006 zur Auszahlung gelangten nicht pauschalierten Nebengebühren rückwirkend auf Rechnung des Jahres 2005 verbucht werden.
Die geschilderte Periodenbereinigung ist auch in Bezug auf die zu den Nebengebühren im Sinne der NGVO (§ 2 a) zählenden Reisegebühren durchgeführt worden. In
diesem Rahmen wurde festgestellt, dass im Zuge der gesamten teilweise händisch
durchgeführten Umbuchungen zu Jahresbeginn 2006 in einem Fall die angefallenen
Flugkosten einer Anfang Dezember 2005 getätigten Dienstreise eines Abteilungsleiters weder im Rechnungsjahr 2005 noch im Jahr 2006 auf der dafür vorgesehenen
Vp. „Dienstreisen“ verbucht worden sind.
Die Ursache dafür war nach Auskunft des Referates Besoldung darin zu sehen, dass
im Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm offensichtlich kein Rückrollkennzeichen
gesetzt und daher der notwendige Buchungssatz auf dem Konto nicht erzeugt worden
sei. Des Weiteren schien auf genannter Vp. ein Betrag von € -99,46 auf, der lt. Auskunft des Referates Besoldung diesem Konto falsch zugeordnet worden sei. Eine Bereinigung dieser Fehler sei naturgemäß nicht mehr für das Jahr 2005 möglich gewesen und könne daher erst im Rahmen einer Korrekturbuchung für den Jänner 2006

ZI. KA-00210/2007

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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