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erkennbar. Die Kontrollabteilung wies darauf hin, dass diese 3 Lenkungsinstrumente
in dieser Form zu immer mehr divergierenden Ergebnissen führen und Gefahr laufen,
unbrauchbar zu werden. Die Kontrollabteilung empfahl eine ehestmögliche
Harmonisierung auf Basis des Archivkonzeptes-Neu. Im damaligen Anhörungsverfahren wurde den fehlenden Übereinstimmungen im Prinzip beigepflichtet und
gleichzeitig angekündigt, dass mit dem neu eingeführten Steuerungsinstrument
„Balanced Scorecard“ eine Zusammenfassung und Harmonisierung erreicht werden
könne.
Lt. Stellungnahme zur Follow up-Einschau 2004 sei das Amt für Information und
Organisation beauftragt worden, im Laufe des nächsten Vierteljahres eine Abgleichsprüfung der inzwischen harmonisierten Lenkungsinstrumente vorzunehmen. Hinsichtlich der erforderlichen Personalkostenstellen werde ebenfalls ein Abgleich vorgenommen werden. Zur nunmehrigen Einschau hat das Amt für Kultur eine mit 4.1.2006
datierte Excel-Tabelle vorgelegt, mit welcher hinsichtlich der 8 Bediensteten des
Referates eine Abstimmung zwischen der Zeitaufschreibung des Prozessmonitors und
der Personalverteilung auf den Kostenstellen herbeigeführt wurde. Die Harmonisierung auch mit den Budgetansätzen soll, wie schon eingangs angekündigt, über das
magistratsweite Steuerungsinstrument „Balanced Scorecard“ in größerem Rahmen
realisiert werden.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde aus erwähnten Gründen
teilweise entsprochen.
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Die Kontrollabteilung hatte festgestellt, dass eine der Hauptaufgaben des
Stadtarchivs, nämlich das „Gedächtnis der Verwaltung“ zu tragen, seit Jahren nur
unzureichend
erfüllt
wird.
Die
Kontrollabteilung
konstatierte
hierbei
Rahmenbedingungen, die der ordnungsgemäßen Erfüllung dieser Aufgabe bisher
nicht förderlich waren. Insbesondere mangelte es an der Koordination zwischen dem
Stadtarchiv und den Dienststellenleitern zur Frage, was aus kulturellem, historischem
bzw. verwaltungshistorischen Interesse archivierungswert wäre. Auf Regelungsdefizite in der MGO wurde hingewiesen. Im Anhörungsverfahren wurde betont, dass am
derzeitigen System – Letztentscheidung des Amtsvorstandes über die physische
Beseitigung von Akten – festgehalten werde. Im Zweifelsfalle hätten die
Amtsvorstände den fachkundigen Rat des Stadtarchivs einzuholen. Gleichzeitig werde
versucht werden, eine bessere Koordination zu erreichen. Die Dokumentationsaufgabe des Stadtarchivs sei gleichermaßen unverzichtbar. Zur Follow up-Einschau 2004
wurde mitgeteilt, dass der Archivar für die Amtsvorstände eine Anleitung über die
Grundprinzipien des Archivwesens erstellen werde, um diesen die Entscheidung über
Archivierung oder Skartierung zu erleichtern. Der Magistratsdirektor werde ersucht
werden, diesen Leitfaden per Rundschreiben verpflichtend weiter zu geben. In
Zweifelsfällen liege die Initiative weiterhin beim Amtvorstand, mit dem Archivar
Kontakt aufzunehmen.
Zur jetzigen Einschau wurde mitgeteilt, dass zwischenzeitlich eine Skartierordnung
referatsintern entwickelt wurde. Die Behandlung digitaler Akten sei in diesem
Zusammenhang nach wie vor ein (in der Archivforschung) ungelöstes Problem. Die
vorgenannte Anleitung für die Amtsvorstände (Richtlinie) sei ebenfalls erstellt und
dem
Amt für Präsidialangelegenheiten zur Prüfung vorgelegt worden. Im
Endergebnis sollen die Archivordnung (inzwischen am 14.6.2005 durch Verfügung des

ZI. KA-342/2006

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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