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Nach dem Erhalt der Inkassorechnung am 07.12.2016 wurde von der
städtischen Mitarbeiterin ein Duplikat der ursprünglichen Rechnung aus
dem Jahr 2015 angefordert und dieses der oben erwähnten Auszahlungsanordnung beigelegt. Ergänzend erwähnt die Kontrollabteilung an
dieser Stelle, dass das Inkassobüro im Jahr 2016 den gleichen Adressaten angab, wie er auch auf der ursprünglichen Rechnung vermerkt
war.
Darüber hinaus versuchte die städtische Dienststelle nach dem Eingang der Rechnung des Inkassobüros, im Zuge von Verhandlungen mit
den involvierten Parteien (Inkassobüro sowie Lieferant), die zusätzlichen Kosten (€ 51,95) gegenüber dem ursprünglichen Rechnungsbetrag zu vermeiden. Als Ergebnis dieser Bemühungen wurde ein Betrag
von € 25,98 (brutto) – dies entspricht 50 % der Mehrkosten – an die
Stadt Innsbruck zurück überwiesen und auf der oben erwähnte Haushaltsstelle entsprechend vereinnahmt. Für das im Jahr 2015 bestellte
und erhaltene Paar Hausschuhe ergaben sich somit schlussendlich
Ausgaben für die Stadt Innsbruck in Höhe von € 60,65 (brutto).
Die Kontrollabteilung empfahlt daher in der Dienststelle sicherzustellen,
dass zukünftig der Prozess der Bestellung – speziell im Hinblick auf die
Angaben der Adresse – einheitlich dokumentiert und organisiert wird.
Dies auch unter dem Aspekt, dass ab dem Kalenderjahr 2017 ein neues EDV-Programm für das Rechnungswesen bei der Stadt Innsbruck
eingeführt wurde, welches laut Informationstand (Dezember 2016) der
Kontrollabteilung auch über ein Bestellwesen verfügt.
In der Stellungnahme teilte die geprüfte Dienststelle der Kontrollabteilung mit, dass die Außenstellen darauf hingewiesen wurden zukünftig
auf die korrekte Lieferadresse zu achten.
3 Prüfungsfeststellungen im Zusammenhang mit Haftbrieffreigaben
Freigabe des Haftbriefs
bzw. Mangelbehebung
oder Ersatzvornahme

Im Zuge der Abrechnung von Bau- und Lieferleistungen – vornehmlich
des Verkehrswegebaues im Aufgabengebiet des Amtes für Tiefbau –
die im Auftrag der Stadt Innsbruck und für diese durchgeführt werden,
erfolgt unter bestimmten Bedingungen für die Dauer der gesetzlichen
bzw. vertraglich vereinbarten Gewährleistung der Einbehalt finanzieller
Sicherstellungen, welche in den überwiegenden Fällen durch Bankgarantien bzw. Haftbriefe abgelöst werden. Vor Ablauf einer Bankgarantie
bzw. vor Ende des Gewährleistungszeitraums führen Vertreter des
Auftragnehmers und des Stadtmagistrats Innsbruck eine gemeinsame
Beschau der besicherten Leistung(en) durch.
Liegt ein Sachmangel vor, der zum Übergabe- bzw. Lieferzeitpunkt
bereits vorhanden war und für welchen der Auftragnehmer somit verschuldensunabhängig haftet, erfolgt durch diesen in der Regel eine
Mangelbehebung. Sollte die Behebung des Mangels durch den Auftragnehmer verweigert, unangemessen verzögert oder nicht möglich
sein (z.B. Insolvenz des Auftragnehmers), dient der Haftungsrücklass
zur finanziellen Bedeckung der Ersatzvornahme.

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Zl. KA-17115/2016

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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