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Aktuell informierte der Leiter des Referates Gewerbe und Betriebsanlagen darüber, dass er seinen Urlaubssaldo im Vergleich zum Vorjahr (Monat Jänner) um
ca. 50 Stunden verringert habe. Wenngleich entsprechend der Empfehlung ein geringfügiger Abbau des Resturlaubsguthaben erfolgte, weist die Kontrollabteilung
darauf hin, dass sich das Urlaubsguthaben Ende Jänner 2016 immer noch auf das
mehr als doppelte des zustehenden Jahresurlaubsanspruchs belief.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde teilweise entsprochen.

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Im Rahmen der Prüfung wurde die Zuordnung der Personalkosten (u.a. in Verbindung mit der im Stadtmagistrat bestehenden Funktionsmatrix) auf die Kostenträger
eingesehen. Die Verteilung der Personalkosten erfolgt auf Grundlage im Referat
definierter Kostenträger (bzw. Kostenstellen) und richtet sich nach der zeitlichen
Beanspruchung der Bediensteten. Bei diesem Prüfschritt kam es zu Beanstandungen seitens der Kontrollabteilung:
o

Bei zwei Mitarbeitern stellte die Kontrollabteilung eine Differenz zwischen der
Stundenaufteilung in der Funktionsmatrix und der prozentuellen Zuordnung in
der Kostenrechnung fest. Auffällig war dies für die Kontrollabteilung deshalb,
da zwei weitere Mitarbeiter mit derselben Stundenaufteilung die rechnerisch
richtige Prozentverteilung aufwiesen.

o

Zum Zeitpunkt der Einschau war lt. Auskunft des Referatsleiters ein Mitarbeiter interimistisch mit der Leitung eines anderen Referates betraut und daher
aus Sicht der Kontrollabteilung auch diesem Referat kostenrechnerisch zuzuteilen. In der Kostenrechnung wurde dieser Mitarbeiter jedoch noch der geprüften Dienststelle zugerechnet.

o

Drei Arbeitnehmer wurde teilweise auf einem Kostenträger (bzw. Verfahren)
verrechnet, der lt. Referatsleitung nicht dem gegenständlichen Referat zuzuordnen ist.

o

Ein weiterer Kostenträger (anlagebezogene Verfahren) hingegen, war weder
in der Funktionsmatrix beschrieben noch kostenrechnerisch beim Referat
Gewerbe und Betriebsanlagen aufgelistet, obwohl von der Referatsleitung angegeben wurde, dass in diesem Bereich Verfahren abgewickelt werden.

Die Kontrollabteilung empfahl eine Harmonisierung der Stundenaufzeichnung im
Bereich der Funktionsmatrix mit der auf Prozente basierenden Personalkostenverteilung für die Kostenträgerrechnung. Des Weiteren war aus Sicht der Kontrollabteilung die Kostenzuordnung der oben erwähnten Mitarbeiter entsprechend der
tatsächlichen Dienstzuteilung zu korrigieren. Mit der Übermittlung der Stellungnahme seitens der betroffenen Dienststelle wurde der Empfehlung zugestimmt.
Die Überarbeitung der Kostenzuordnung entsprechend der tatsächlichen Dienstzuteilung wurde ebenfalls zugesagt.
Die Umsetzung dieser Empfehlung wurde im Zuge der diesjährigen Follow up –
Einschau 2015 nachgefragt und brachte das Ergebnis, dass die Absicht bestehe,
die genannten Punkte nach Bestellung eines neuen Amtsvorstandes und im Einvernehmen mit den (betroffenen) Referatsleitern zu verwirklichen. Seitens des ge…………………………………………………………………………………………………………………………………….
Zl. KA-00089/2016

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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