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prüften Referates sei generell eine Kontrolle und Überarbeitung dieser Bereiche
bis spätestens Ende April 2016 vorgesehen.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wird in Zukunft entsprochen werden.

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Die der Kontrollabteilung zu Beginn der Prüfung zur Verfügung gestellte Statistik
wies für das Produkt 3323 – Gewerbliches Betriebsanlagenverfahren für die Jahre
2011 bis 2014 folgende Fallzahlen aus:
ProduktProduktname
nummer

3323

Gewerbliches
Betriebsanlagenverfahren

Definition
Anzahl der
Erledigungen

Jahr
2011

Jahr
2012

Jahr
2013

Jahr
2014

506

746

757

737

285

675

681

544

(mit Faktor bewertet)

davon Bescheide
(mit Faktor bewertet)

Wie in der Übersicht auch textlich angedeutet, waren die dokumentierten Fallzahlen mit einem Faktor bewertet. Dabei sollte diese auch im seinerzeitigen Referat
Bau-, Wasser- und Anlagenrecht gehandhabte Aktenkategorisierung mittels des
Faktors offensichtlich den Schwierigkeitsgrad des Aktes bzw. der Bescheiderstellung berücksichtigen und widerspiegeln. Eine allgemein gültige dokumentierte Beschreibung dieser Bewertungsfaktoren bestand gemäß Rücksprache mit dem zuständigen Amtsvorstand (sowie dem Referatsleiter) nicht. In dem von der Kontrollabteilung geprüften Referat Gewerbe und Betriebsanlagen wurde/wird die Kategorisierung für Betriebsanlagenakten lt. Information des Leiters der Dienststelle
in 4 Stufen (Faktor 1 bis 4) vorgenommen.
Die Kontrollabteilung erkannte in der praktizierten Faktorbewertung des Aktenanfalles im Zusammenhang mit der geführten Statistik kein definiertes Ziel bzw. keinen Mehrwert. Im Gegenteil liefert eine derartige Fallzahlenstatistik nach Meinung
der Kontrollabteilung „verwässerte“ Ergebnisse, da nicht tatsächliche, sondern mit
gewissen Faktoren bewertete Aktenerledigungen abgebildet werden. Problematisch sah die Kontrollabteilung auch die lt. erhaltener Auskunft des Referatsleiters
gepflogene Praxis, dass die Faktorbewertung des konkreten Aktes vom zuständigen Sachbearbeiter vorgenommen wird.
Die Kontrollabteilung empfahl, diese Form der Aktenkategorisierung in Zusammenhang mit der Dokumentation von statistischen Fallzahlen zu überdenken. In
der dazu abgegebenen Stellungnahme sagte die Dienststelle zu, die Anregung der
Kontrollabteilung aufzugreifen. Es wurde angekündigt, gemeinsam mit der Amtsleitung an einer alternativen Lösung zu arbeiten, da dies auch baurechtliche und
wasserrechtliche Verfahren betreffe.
Im Zuge der Follow up – Einschau 2015 informierte der Leiter des Referates Gewerbe und Betriebsanlagen darüber, dass die Aktenkategorisierung im Jahr 2015
unverändert fortgeführt worden wäre, um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten.

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Zl. KA-00089/2016

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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