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3 Fragebogen
Datenermittlung

Zur Datenermittlung erstellte die Kontrollabteilung einen Fragenkatalog
(„Erhebungsbogen Einkauf / Beschaffung“), der durch Mitarbeiter des
Referates Einkauf und Allgemeine Servicedienste des Magistrates der
Stadt Innsbruck sowie von verantwortlichen Mitarbeitern der einbezogenen Gesellschaften befüllt und an die Kontrollabteilung retourniert
wurde. Der Erhebungsbogen umfasste inhaltlich die Bereiche:
• Aufbauorganisation,
• Personalausstattung und Personalkosten,
• Kennzahlen und Einkaufsvolumina der Jahre 2014 und 2013,
• Einkäufe im Sinne des Bundesvergabegesetzes,
• Externe Dienstleister,
• Ablauf einer Beschaffung und interne Richtlinien bzw. Dienstanweisungen sowie
• Lieferantenverwaltung und EDV-technische Unterstützung der
Bestellvorgänge

Vergleichbarkeit der
Daten

Die Auswertung der retournierten Erhebungsbögen durch die Kontrollabteilung ergab, dass sich die von den beteiligten Unternehmen
bzw. vom Magistrat der Stadt Innsbruck zu den einzelnen Kategorien
und Einzelfragen zur Verfügung gestellten Informationen in manchen
Fällen nur eingeschränkt gegenüberstellen und vergleichen ließen.
So ergaben sich allein aus der Anzahl von Mitarbeitern und Standorten, der Mitarbeiterstruktur sowie der Art und Ausprägung der Geschäftsfelder zum Teil völlig unterschiedliche spezifische Anforderungen an die allgemeinen Strukturen und an die Einkaufs- und Beschaffungsbereiche im Speziellen der Unternehmungen, bei denen das von
der Kontrollabteilung definierte Gebiet Einkauf / Beschaffung teilweise
mitbetreut wurde.
4 Stadt Innsbruck

Aufbauorganisation

Gemäß § 38 Abs. 2 IStR hat der Bürgermeister die Zahl der Abteilungen und die Aufteilung der Geschäfte auf sie in einer Geschäftseinteilung festzusetzen. In Anlehnung an diese Bestimmung verfügte der
damalige Bürgermeister der Landeshauptstadt Innsbruck am
08.04.1999 eine Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Innsbruck, die mehrfach – zuletzt am 14.12.2015 (mit Wirkung 01.01.2016)
– modifiziert worden ist. Demnach ist das Referat Einkauf und Allgemeine Servicedienste dem Amt für Allgemeine Servicedienste in der
Magistratsabteilung I zugeordnet.

Verweis Zentrale
Beschaffung –
Empfehlung

In der erwähnten Geschäftseinteilung (Magistratsgeschäftsordnung –
Besonderer Teil, MGO – Verfügung vom 14.12.2015 mit Wirkung
01.01.2016) sind dem Amt für Allgemeine Servicedienste eine Vielzahl
von Aufgabengebieten zugeordnet, u.a. auch die „Zentrale Beschaffung gemäß § 16 Abs. 1 MGO“. Die Kontrollabteilung stellte im Rahmen ihrer Einschau jedoch fest, dass die Agenden der Beschaffung
und Instandhaltung im § 17 Beschaffung und Instandhaltung MGO
(Verfügung vom 17.12.2014 mit Wirkung vom 01.01.2015) festgehalten
wurden und sich nicht wie zuvor zitiert im § 16 leg. cit. wiederfanden.

Zl. KA-09839/2015

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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